E-mailadressen database op orde met statusmeldingen voorkom bounce

E-mailadressen database op orde met statusmeldingen voorkom bounce

Voorkom bounce. Als je nieuwsbrieven stuurt dan wil je natuurlijk ook dat die aankomen. Hierbij krijg je te maken met allerhande hobbels. Zo houden spamfilters je mail mogelijk tegen en zijn gebruikers inmiddels bij de organisatie vertrokken of hebben om andere reden hun e-mailadres aangepast. Door statusmeldingen van teruggezonden of geweigerde email zorgvuldig te analyseren kun je bounce voorkomen, de kwaliteit van je database verbeteren. Daardoor komen er relatief meer mails aan, waardoor je kwaliteitsscore stijgt.

Voorkom bounce door statussen te analyseren en zo nodig actie te ondernemen

Status Opmerking
Verzonden Send – De e-mail is verzonden naar de ontvanger.
Geopend / bekeken Opened – De ontvanger heeft de e-mail geopend en de afbeeldingen geladen. Indien open tracking is ingeschakeld wordt een onzichtbare afbeelding toegevoegd aan elk bericht. Wanneer de ontvanger de afbeeldingen in het bericht inlaadt kunnen wij dit registreren. Zeldzame uitzonderingen nagelaten maakt een status Opened het zeer waarschijnlijk dat de ontvanger het bericht heeft gezien. Het ontbreken van een Opened status betekent echter niet het tegenovergestelde. Let op, ook anderen met toegang tot het bericht (zoals beheerders) kunnen in principe een Opened status veroorzaken.
Verwerkt Processed – Het bericht is verwerkt, maar nog niet afgeleverd. Mogelijk staat deze nog in de wachtrij voor de ontvangende mailserver.
Suspended Het bericht is opgepakt en (deels) verwerkt en is ingepland voor latere verdere verwerking en aflevering.
Afgeleverd Delivered – De ontvangende mailserver heeft bevestigd dat het bericht volledig is ontvangen. Dit is geen garantie voor plaatsing in de inbox van de ontvanger, aangezien er daarna nog spamfiltering plaats kan vinden. Als het bericht alsnog als spam wordt herkend zal daar vaak geen bounce voor worden gegeven (dus het bericht lijkt Delivered).
Bounce De e-mail die verstuurd werd naar dit contact is gebouncet en kwam terug als onbestelbaar. Bounces zijn verrassend slecht gestandaardiseerd (en daarmee moeilijk geautomatiseerd te verwerken) en worden ook niet gegarandeerd verzonden. Het ontbreken van een Bounce, zelfs als de status Delivered is bereikt, is dus geen garantie voor plaatsing in de inbox van de ontvanger. 
Klacht

Complaint – Een aantal grote e-mail partijen zoals Yahoo, Microsoft, maar bv. ook Xs4all, bieden hun gebruikers de mogelijkheid om een afzender (dus niet een bericht!) te markeren als ongewenst/spam. Toekomstige berichten van die afzender worden als spam geclassificeerd (en soms zelfs niet eens meer in de spam map geplaatst).

Ervaring leert dat men zich vaak onbewust is van het gevolg van zo’n Complaint, maar soms is dit ook een bedoelde indicatie van onvrede. Als de verzender in samenspraak met de ontvanger bepaalt dat er toch weer gemaild kan worden moeten beide partijen iets doen; de ontvanger moet een bericht van verzender terugslepen naar de Inbox (om zodoende de Complaint op te heffen) en de verzender moet het adres uit het Recipient filter van vtiger verwijderen (Consent status terugzetten naar Ingeschreven).

Geweigerd Rejected – Ontvangstsystemen verwachten van professionele verzenders dat zij geen berichten blijven sturen aan een niet-bestaand adres of als de ontvanger de verzender als ongewenst/spam heeft gemarkeerd op straffe van spamfiltering/blacklisting. Om die reden voegen we deze adressen toe aan de Recipient filter lijst. Wanneer een bronsysteem alsnog berichten aanbiedt voor deze ontvanger zal de emailsoftware de aflevering hiervan voorkomen (status Rejected).
Discarded Als gevolg van instellingen is het bericht niet afgeleverd. Dit betreft dus vrijwel altijd administratieve ingreep.
Geklikt De ontvanger heeft op een trackerlink in je email geklikt. Als gebruik gemaakt wordt van click tracking wordt elke link die zich hier technisch voor leent herschreven met een unieke code. Wanneer de ontvanger op zo’n link klikt kunnen wij dat vastleggen. In geval van een klik is het zeer waarschijnlijk dat de ontvanger het bericht heeft gezien. Let op, ook anderen met toegang tot het bericht (zoals beheerders) kunnen in principe een Opened status veroorzaken.

De email blijft op ‘Verzonden’ staan als de ontvanger de afbeeldingen in de e-mailuitnodiging niet heeft geladen. Om e-mailtrackingtechnologie te kunnen gebruiken moeten de afbeeldingen in een e-mail worden geladen. Hierdoor wordt namelijk een trackingpixel geactiveerd waarmee aan de crm- server wordt doorgegeven dat de e-mail is geopend.

Voorkom bounce door je e-mailbestand schoon te houden

Verwijder de e-mailadressen die één van de volgende statussen hebben uit je contactenlijsten:

Ongeldig De e-mail is niet bezorgd, omdat het e-mailadres ongeldig is.
Afgemeld De ontvanger heeft zich afgemeld en wil je e-mails niet meer ontvangen.
Klacht De ontvanger heeft de e-mail als spam gemarkeerd. Je moet altijd toestemming hebben van iedere ontvanger in je contactenlijsten om e-mails te versturen.
Niet bezorgd / Geblokkeerd De e-mail is niet bezorgd. Dit kan gebeuren als de ontvanger bijvoorbeeld weg is bij het bedrijf waar hij/zij werkte, waardoor het e-mailadres niet meer geldig is.

Hoe voorkom je bounces en klachten

Bounces en klachten zorgen voor een negatief effect. Voorkom bounce door netjes om te gaan met de e-mailadressen die je in beheer hebt.

Meer weten over vtiger CRM? Vraag gratis info aan! >

Zorg dat je onderstaande zorgvuldig uitvoert:

  1. verzeker dat de contacten die je uitnodigt, je uitdrukkelijke toestemming gegeven hebben om e-mails naar hen te versturen (opt-in);
  2. zorg dat je contactlijsten up-to-date zijn;
  3. maak herkenbaar voor de ontvanger van wie de e-mail komt (‘van’-veld);
  4. het onderwerp geen SPAM-woorden bevat;
  5. de e-mail een herkenbare design en branding heeft;
  6. de inhoud van de e-mail relevant is voor de ontvanger;
  7. contactinformatie vermeldt is onderaan je e-mail, inclusief woonplaats;
  8. de ontvangers helder is waarom ze deze e-mail ontvangen (bv. Je ontvangt deze uitnodiging omdat je Event X bezocht op 1 oktober);
  9. je niet te snel herinneringen verstuurt – geef je bevraagden ruim de tijd om te antwoorden.

Soorten ‘Bounced’ e-mails

Een bounce is een e-mail die naar je teruggezonden wordt, omdat hij om één of andere reden niet bezorgd kon worden. Als e-mail niet op de plaats van bestemming aankomt, ‘kaatst’ deze terug door middel van een e-mail aan de afzender (vandaar de term ‘bounce’).

Over het algemeen wordt er een onderscheid gemaakt tussen twee soorten bounces. Waar mogelijk zal de e-mailsoftware de exacte bounce reden vermelden voor beide soorten zodat je weet of je het e-mailadres van een contact moet corrigeren en de uitnodiging opnieuw versturen, of het e-mailadres volledig moet verwijderen, zowel uit de mailinglijst als uit je eigen database.

De meeste emailsoftware rapporteert enkel op permanente en tijdelijke bounces die de interne e-mail engine niet opnieuw probeert te contacteren. Met andere woorden, de contacten hebben jouw e-mail niet ontvangen en de emailsoftware probeert ook niet opnieuw een e-mail te versturen.

Permanente bounces of hardbounce 

Bij een hardbounce is niet alleen het bericht niet aangekomen, maar de gegeven reden maakt het aannemelijk dat berichten aan datzelfde adres in de toekomst ook niet aan zullen komen. In de praktijk is de aanleiding vrijwel altijd dat het adres of zelfs het hele domein niet bestaat. Een Hardbounce leidt tot toevoeging aan het Recipient filter (zie Rejected).

Een permanente of ‘hard bounce’ Is een e-mailbericht dat teruggezonden werd omdat het adres van de ontvanger ongeldig is. Een permanente bounce kan voorkomen wanneer er een spellingsfout in het e-mailadres staat, wanneer de domeinnaam niet (meer) bestaat, of wanneer de ontvanger ongekend is.

Als het e-mailadres geen corrigeerbare spellingsfout bevat, raden we je aan deze e-mailadressen te verwijderen uit je contactenlijst, aangezien we niet geloven dat je hen in de toekomst nog met succes zult kunnen bereiken. Zorg er ook voor dat je je database en CMS updatet en dat je dit e-mailadres in de toekomst niet meer gebruikt.

Tijdelijke bounces of Softbounce 

Het bericht in kwestie is niet aangekomen om redenen die tijdelijk of eenmalig van aard kunnen zijn. Voorbeelden hiervan zijn dat de inhoud van het bericht als spam is herkend, de ontvangende mailserver langdurig onbereikbaar was, of de mailbox van de ontvanger vol was. Toekomstige berichten aan hetzelfde adres zouden wel gewoon kunnen werken.

Een van de vaakst voorkomende redenen van een tijdelijke of soft bounce is een volle mailbox of een tijdelijk netwerkprobleem aan de kant van de ontvanger. Tegenwoordig kan een volle mailbox ook een ‘verlaten mailbox’ betekenen aangezien de meeste e-mail services hele grote opslagvolumes voorzien. Indien een server niet bereikt kan worden, probeert het emailsysteem de uitnodiging meestal een paar uur lang opnieuw te versturen voordat dit e-mailadres als ‘bounced’ gemarkeerd wordt. In het contactenoverzicht worden deze aangeduid als “transient bounces”.

Een bounce wordt gemarkeerd als tijdelijk wanneer alle verzendpogingen opgebruikt zijn en we niet meer opnieuw proberen deze persoon te mailen. Het is mogelijk dat je e-mailadressen die als tijdelijke bounce gemarkeerd werden in de toekomst wel opnieuw kunt bereiken.

Bounce subtypes

In het contactverslag zul je zowel het bounce type terugvinden als het bounce subtype. Dit subtype geeft wat meer informatie over de exacte bounce reden.

In de onderstaande tabel vind je mogelijke bounce types en bounce subtypes met een korte omschrijving van elk (sub)type:

Bounce Type Bounce Subtype Omschrijving
Hard General We hebben een algemene hard bounce ontvangen en raden je aan dit e-mailadres uit je mailing lijsten te verwijderen.
Hard NoEmail Dit e-mailadres bestaat niet. We raden je aan dit e-mailadres uit je mailing lijsten te verwijderen.
Hard Suppressed We sturen niets meer naar dit adres omdat het recent herhaaldelijk gebouncet is omwille van een ongeldig e-mailadres.
Soft General We hebben een algemene transient bounce melding ontvangen. Het zou kunnen dat je in de toekomst deze persoon wel opnieuw kunt bereiken.
Soft MailboxFull De mailbox van deze persoon is vol. Het zou kunnen dat je in de toekomst deze persoon wel opnieuw kunt bereiken.
Soft MessageTooLarge Het e-mailbericht is te groot. Het zou kunnen dat je deze persoon wel kunt bereiken wanneer je de grootte van je e-mail verkleint.
Soft ContentRejected De inhoud van het e-mailbericht werd geweigerd. Het zou kunnen dat je deze persoon wel kunt bereiken wanneer je de inhoud van je e-mailbericht wijzigt.
Soft AttachmentRejected De bijlage van het e-mailbericht werd geweigerd. Het zou kunnen dat je deze persoon wel kunt bereiken wanneer je de bijlage wijzigt of verwijdert.

Wil je nieuwsbrieven sturen vanuit vtiger dan moet je ook met bovenstaande rekening houden.  Neem contact op met Vicus als je de consent status conform de eisen van de AVG wilt inrichten,  je grotere volumes wilt sturen vanuit je vtiger crm systeem.

Meer weten over vtiger CRM? Vraag gratis info aan! >

Meer lezen? Schrijf je in op de e-mailberichten van Vicus!



Gerelateerde berichten

About Luuk Roovers

Luuk is oprichter en directeur marketing en verkoop bij Vicus en het brein achter het VOSBA integratie framework, de WebVisitAnalyser en het prijswinnende JourneyFunnel Model. Sinds juni 2009 is Luuk Roovers als expert betrokken bij het blad Computable voor de topics Open Source en Internet.
Categorie E-mail nieuwsbrieven Marketing automation. Bookmark de permalink.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *