Bewaarplaats voor levende documenten

In elke organisatie raakt men vroeg of laat het overzicht over de documenten kwijt. Het in een directorystructuur opslaan gaat tot op zekere hoogte goed, maar bij grote aantallen documenten wordt het lastig de benodigde informatie snel terug te vinden.

Inhoud van het digitaal archief

Vanzelfsprekend kunnen alle soorten bestanden in het digitale archief worden opgenomen. Archiefstukken kunnen op verschillende manieren aan het archief worden toegevoegd:

• per archiefstuk
• met een aantal tegelijk vanaf een PC/ Laptop
• door de beheerder vanaf een specifieke netwerklocatie

Elk document wordt in een map opgeborgen. Vanzelfsprekend is het mogelijk om naar eigen inzicht mappen en submappen toe te voegen. Voor elk type document worden de relevante metagegevens (zoals categorieën, rubrieken, auteur) benoemd om de terugvindbaarheid te vergroten.

Wie delen van informatie?

Alle gebruikers van het DMS kunnen op persoonlijke titel toegang krijgen tot bepaalde delen van het archief. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om gebruikers te koppelen aan rollen en/ of groepen. Ook afdelingen en groepen kunnen worden gekoppeld. De autorisaties kunnen vervolgens ook op rol en/of groepsniveau worden georganiseerd.

Per map kan worden ingesteld welke rollen en welke groepen/afdelingen de mogelijkheid krijgen om de archiefstukken te zien, te openen, te bewerken etc.

Uw bewaarplaats voor levende documenten

Het digitaal archief is juist NIET de plaats om alleen zaken onder te brengen die alleen maar hoeven te worden opgeborgen.

U heeft juist de behoefte om op de hoogte gehouden te worden dat er wijzigingen aan een document zijn geweest, om zèlf wijzigingen uit te voeren om het document up to date te houden of om opmerkingen te delen met betrekking tot documenten.

In-/uitchecken

Dit mechanisme zorgt ervoor dat als iemand in een document werkt, anderen er niet in kunnen. Zo wordt voorkomen dat er meerdere personen tegelijk aan dezelfde versie werken.

Abonnementen

Door een abonnement te nemen op een document of map, ontvangt de abonnee een signaal zodra er door een ander een wijziging in het document wordt aangebracht. Door deze passieve signalering bent u altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken.

Discussies

Bij een document hebben gebruikers de mogelijkheid om informatie uit te wisselen die niet direct in het document zèlf verwerkt dient te worden.

E-mail

Elke gebruiker heeft de mogelijkheid het document direct via e-mail ter beschikking te stellen aan anderen, zowel binnen als buiten de eigen organisatie (dat laatste kan optioneel worden uitgeschakeld).

Terugvindbaarheid

Eén manier om documenten terug te vinden is door een zoekopdracht uit te voeren op de inhoud. Toegevoegde documenten worden namelijk automatisch door het systeem geïndexeerd.

Meer geavanceerde mogelijkheden ontstaan door het gebruik van de ‘meta-informatie’ en het inrichten van rubriceringen. Standaard kent elk document een aantal basisrubrieken als naam, documenttype, nummer en auteur.

Het documenttype is de basis voor de specifieke rubricering. Deze bestaat uit documenttype afhankelijke velden. Voor elk documenttype (bv fax, brochure) worden één of meer velden gedefinieerd die gezamenlijk de kenmerken van het document bepalen.

Door te zoeken op (een combinatie van) velden kan snel het juiste document worden opgespoord.

Work-flow besturing

Elk document kent een bepaalde levenscyclus. Deze cyclus kan worden weergegeven in een work-flow. Voor elke fase en fase-overgang in de work-flow kan op hoog detailniveau worden ingesteld wie wat mag of moet uitvoeren.
Zo kan per fase en fase-overgang worden ingesteld:

• welke rol en/of groep toegang heeft tot het document (lezen, wijzigen, verwijderen)
• welke rol en/of groep welke acties (in/uitcheck, verplaats, hernoem etc.) mogen uitvoeren.
• wie een signaal moeten krijgen als een fase-overgang is uitgevoerd
• welke fasen in welke kunnen overgaan, en via welke fase-overgangen

De work-flow besturing komt met name van pas indien er stringente goedkeuringsprocedures met functiescheiding toegepast moeten worden óf er zekerheid moet zijn dat documenten ook tijdig worden afgehandeld.

Een audittrail zorgt ervoor dat u ook naar buiten toe kunt aantonen dat aan de afgesproken procedures (bijvoorbeeld interne goedkeuringen) wordt voldaan.