Origineel geschreven door Megha Adityan

Note: Dit artikel is primair geschreven vanuit de Vtiger Cloud editie. Niet alle functionaliteit van Vtiger Cloud is terug te vinden in de Vtiger Open Source versie. Ook de schermafdrukken zijn van de Cloud Editie.

Klanten zijn essentieel om een bedrijf te laten groeien. En hoe meer klanten je hebt, hoe ingewikkelder het wordt om gegevens op te slaan en te delen. Veel organisaties gebruiken meerdere tools en applicaties om hun bedrijf te runnen. Dit zorgt voor gefragmenteerde gegevens, wat een uitdaging wordt wanneer teams relevante informatie willen vinden en efficiënt met klanten willen communiceren. Andere obstakels zijn onder meer communicatiekloven tussen teams, slechte klantenservice, ineffectieve rapportage, enz. Dit alles heeft een negatieve invloed op de groei van de organisatie en het behalen van de omzetdoelstellingen.

Je hebt een goed contactbeheersysteem nodig om klantgegevens zoals gekochte producten, kortingen, gestelde vragen, details van offertes en facturen, enz. op te slaan en te beheren. Een contactbeheersysteem helpt je bij het organiseren, beheren en opslaan van informatie over leads, prospects en klanten op één plek. Het wordt een enkele informatiebron die klantgerichte teams kunnen gebruiken om geweldige relaties met hen op te bouwen.

Volgens een rapport van Grandview Research gebruikt meer dan 91% van de bedrijven met 10 of meer werknemers een CRM om gesprekken met klanten te beheren. Gebruik jij al een CRM met een robuust contactbeheersysteem dat jou voorziet van uniforme klantgegevens?

De klantbeheerfunctie van Vtiger, de module Contacten, is een geweldige oplossing voor het beheren van klantgegevens. Laten we eens kijken naar de Contact-module van Vtiger, die de eerder genoemde pijnpunten aanpakt.

De module Contactpersonen in Vtiger CRM

Je kunt de Contacten-module in Vtiger CRM gebruiken om contactgegevens op te slaan, te volgen en te beheren. Contactpersonen kunnen een lead zijn (prospect die bereid is jouw product te kopen) of een klant (die het product van je heeft gekocht).

Vanuit de Contacten-moduleschermen kun je:

• Een contactpersoon toevoegen
• Contactgegevens bewerken
• Communiceren met jouw contacten
• Samenwerken met jouw teamleden
• Vergadernotities opslaan
• Documenten verzenden
• Rapport genereren

Verschillende weergaven gebruiken om contactgegevens weer te geven

Hoe gemakkelijk zou het zijn als je je gegevens op verschillende manieren in een CRM zou kunnen weergeven?

• Je zou alle beschikbare contactrecords kunnen opsommen voor een snelle blik.
• Dan zou je nog een stap verder kunnen gaan en een samenvatting van de persoon krijgen records.
• Vervolgens zou je gedetailleerde informatie over een contactpersoon kunnen krijgen.

Vtiger biedt drie verschillende weergaven: Lijstweergave, Samenvattingsweergave en Gedetailleerde weergave om precies dat te doen.

Lijstweergave

Met de lijstweergave kun je al jouw opgeslagen records weergeven in de vorm van een lijst. Je hebt pictogrammen waarmee je records kunt zoeken, een contactpersoon kunt toevoegen of een bestaand record kunt bewerken. Het geschiedenispictogram geeft een glimp van jouw eerdere activiteiten, Je kunt elk contact direct toevoegen met Quick Create.

Met de functie Inbox kun je jouw e-mails op één plek verzamelen en op de hoogte blijven van jouw vergaderingen of deadlines met de functie Acties. Met de kalenderfunctie kun je evenementen plannen en vergaderingen prioriteren. Met de synchronisatiefunctie kun je jouw contacten koppelen aan apps van derden zoals Gmail, Office 365, Quick books, evenementen, enz. Niet alleen dat Je kunt bellen, e-mails en sms rechtstreeks vanuit het contactrecord met behulp van de pictogrammen die op het scherm beschikbaar zijn.

Samenvattingsweergave

De overzichtsweergave in Vtiger geeft je een overzicht van jouw contactpersoon. De One View widget (alleen in Cloud editie) is een van de belangrijke features die zorgen voor een 360 graden beeld van je klant. Je kunt elk record met betrekking tot jouw contactpersoon koppelen, zoals deals, zaken, facturen, enz. en alle informatie wordt weergegeven onder One View. Daarnaast kun je de beoordelingen zien die aan je contacten zijn gegeven, de laatste keer dat je contact hebt opgenomen, enz. , organisatie, titel, enz.

Je kunt tijdens kantooruren contact opnemen met jouw klant met behulp van de functie Beste tijd om contact (alleen in Cloud editie) op te nemen. Net als bij de lijstweergave, kun je rechtstreeks vanuit de record met hen communiceren met behulp van de pictogrammen (alleen in Cloud editie) Telefoon, E-mail, SMS verzenden en WhatsApp. Het helpt je om sneller en efficiënter in te spelen op de eisen van klanten. Je kunt ook de levenscyclus van jouw record begrijpen, dat wil zeggen dat het record marketinggekwalificeerd of verkoopgekwalificeerd is.

Met @vermeldingen (in Open source met een plug-in) kun je een discussie voeren over dit specifieke record met jouw collega’s. Je krijgt ook de komende activiteiten te zien en de volgende acties die moeten worden uitgevoerd, zoals het verzenden van een e-mail, het plannen van een vergadering, enz. Als het jouw doel is om nieuwe en bestaande klantrelaties aan te halen, moet je een systeem hebben met meerdere taken met extra functies. Vtiger presenteert je een ingebouwd onderdeel genaamd Widgets (in Open Source met een plug-in) om gedetailleerde informatie over jouw klanten te bekijken.

Campagnegeschiedenis, e-mailabonnementen, alle gemaakte transacties, uitgevoerde enquêtes, chatgeschiedenis, enz., Zijn enkele van de hoogtepunten van Vtiger Widgets.

Gedetailleerde weergave

De functie Gedetailleerde weergave biedt alle mogelijke details die je nodig hebt over een contactpersoon. Uit de naam zelf is het duidelijk dat Gedetailleerde weergave een volledige beschrijving biedt, zoals creditcardgegevens, de laatste keer dat contact is opgenomen via telefoon, e-mail of sms, de bron van de lead, enz. Het laat u ook de contactstatus weten – hot , koud, warm of dubbel. Andere informatie, zoals betrokkenheidsscore, profielscore, enz., helpt je de samenwerking met klanten te versterken.

Een contact toevoegen

Als je nadenkt over wat er zo speciaal is aan het toevoegen van een contactpersoon in een CRM, laat me het je dan uitleggen. Er zijn meerdere schermen en manieren waarop je een contactpersoon kunt toevoegen in Vtiger CRM. Je kunt een contactpersoon toevoegen met:

• De Quick Create-functie: Je kunt de nodige details over jouw contacten toevoegen en gedetailleerde informatie kan later worden toegevoegd. Deze functie is beschikbaar op alle schermen en bespaart veel tijd.
• De module Contacten: Je kunt de knop Contact toevoegen gebruiken om een Contactpersoonrecord aan te maken.
• Vanuit verschillende modules: Je kunt een contactpersoon toevoegen vanuit andere modules, zoals Offertes, Producten, Organisaties, Facturen, enz.
• De functie Contactpersoon importeren: gegevens kunnen worden overgedragen van apps van derden naar de CRM met behulp van CSV- of VCF-bestandsindeling.
• Vtiger Enrich (Alleen in Cloud editie): Je kunt contactgegevens opslaan door details van sociale media zoals Linkedin vast te leggen.

Bewerken van contact informatie

Er zijn momenten waarop je contactgegevens moet bewerken. Stel, je hebt bepaalde details gemist toen je Quick Create gebruikte om een Contactpersoon toe te voegen of die contactpersoon je op de hoogte heeft gesteld van een wijziging in zijn postadres. Je kunt informatie zoals bedrijf, werknemer, ontwikkelaar, branchedetails, enz. bewerken met behulp van de functie Bewerken in de overzichtsweergave.

Communiceren met je contacten

Communicatie is het hart van elk bedrijf dat fungeert als een sterke brug tussen bedrijf en klanten. Als verkoper of klantenondersteuning, als je goed kunt praten, zullen mensen jouw bedrijf serieus gaan nemen. De communicatiekanalen die beschikbaar zijn in een Vtiger-contactrecord zijn telefoongesprek, e-mails, sms en WhatsApp (via plug-ins). Je kunt op al deze functies vertrouwen om rechtstreeks vanuit het CRM contact op te nemen met jouw contactpersoon. Vtiger (via opties) integreert met meerdere serviceproviders zoals Twilio, Plivo, Asterisk, enz. om deze acties effectief uit te voeren.

Samenwerken met je team

Je kunt een contactpersoon bespreken met je teamleden door opmerkingen of @vermelding te gebruiken in het activiteitengedeelte van de overzichtsweergave. Als je bijvoorbeeld jouw manager updates over een contactpersoon wilt geven, kun je de naam vermelden met @vermelding (via Module in Open Source) en details verstrekken. Op deze manier kun je de teamsamenwerking vergroten om een betere service te bieden.

Vastleggen van meeting notities

Overal op zoek naar pen en papier om aantekeningen te maken tijdens een telefoongesprek? Vanuit de module Contacten kun je niet alleen rechtstreeks bellen (in Open Source extra met module), maar ook belnotities maken. Je kunt deze vergadernotities opslaan en bekijken in de modules Telefoongesprek. En deze aantekeningen helpen bij het volgen van essentiële details en om naadloos geïnformeerde gesprekken te voeren.

Documenten versturen

Als je een verkoper bent, moet u mogelijk een document zoals een overeenkomst, plan of presentatie naar jouw klanten sturen. Nadat je het hebt verzonden, wil je weten of ze het document hebben geopend of ondertekend of gelezen. De module Document delen maakt het mogelijk door al jouw documenten op één plek te centraliseren. Je kunt documenten verzenden of delen met jouw klanten en hun betrokkenheidsniveaus volgen. Je krijgt ook realtime meldingen als ze acties uitvoeren op de documenten (alleen Cloud).

Rapporten genereren

Je kunt rapporten maken vanuit de Analytics-widget (alleen in Cloud editie) die aanwezig is in de overzichtsweergave om belangrijke statistieken over een contactpersoonrecord te krijgen. Rapporten met betrekking tot jouw contactpersoon, zoals het aantal gevallen, het aantal zoekopdrachten, enz., worden weergegeven in een grafiek of tabelvorm.

Voordelen van Vtiger Contact Management

Je hebt nu misschien een idee van de functies van Vtiger Contact Management. Ik zal je de voordelen laten zien van het gebruik van de module Contacten om de teamprestaties te optimaliseren en de klantervaring te verbeteren.

Centrale gegevens

Een gecentraliseerd gegevensbeheersysteem helpt je alle dealgerelateerde records op één plek op te slaan en elimineert het risico van gegevensduplicatie. De Contacten-module is een centrale opslagplaats van gegevens – een enkele informatiebron. jouw verkoop-, marketing- en klantenondersteuningsafdelingen hebben toegang tot realtime informatie die helpt bij het stimuleren van samenwerking. Het helpt je de afhankelijkheden tussen teams en de inspanning die nodig is om gegevens te verzamelen te verminderen. Je kunt ook op de hoogte blijven van het niveau van klantbetrokkenheid, niet alleen bij jouw team, maar ook bij andere teams in de organisatie.

360-degree customer view

Een van de redenen waarom je een Vtiger-contactbeheersysteem zou moeten hebben, is de mogelijkheid om uniforme klantgegevens te verstrekken. Denk je niet dat het gemakkelijk zou zijn als je al jouw gerelateerde contactrecords op één plek kunt zien? Met Vtiger One View (alleen in Vtiger Cloud) kun je gerelateerde gegevens voor contactpersonen zoals deals, facturen, organisatie, enz. Op één platform bekijken. Wanneer je een uniform beeld van jouw klant heeft, kun je hun gedragspatronen en pijnpunten begrijpen, zodat je je kunt concentreren op het voldoen aan hun specifieke behoeften. Op deze manier kun je de samenwerking verrijken en dealconversies maximaliseren.

Automatisering

De opkomst van technologie is er alleen om ons leven gemakkelijker te maken. Dus waarom zou je het niet ten volle benutten. Met automatisering in jouw contactbeheersysteem kun je workflows opzetten om jouw taken efficiënt uit te voeren. Werkstroomautomatisering wordt geactiveerd voor bepaalde voorwaarden in de module Contacten. Je kunt bijvoorbeeld het proces van het maken van lead- of contactpersoonrecords van inkomende e-mails automatiseren. Je kunt verschillende processen automatiseren, zoals het toewijzen van leads aan het verkoopteam, het lanceren van campagnes, het plannen van interviews, enz.

Analytics

Geen enkel bedrijf wil zijn activiteiten blijven uitbreiden zonder een duidelijke richting te hebben. Met de Analytics-widget (alleen in Cloud) in de Contacten-module kun je jouw klantgerelateerde activiteiten, verkoopvoortgang, prestatiestatistieken, enz. volgen, wat je helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen. Al deze inzichten helpen het team om nog voor de deadline beter te presteren en gerichte doelen te bereiken.

Ook de Open Source versie kent rapportage widgets die je op je eigen dashboard kunt opnemen.