Configure Price Quote: offertes onder de loep

Offertes configureren met Vtiger CRM met Configure Price Quote

Efficiënter werken is binnen de meeste organisaties een streven. Alles centraal op één plek in plaats van werken met diverse applicaties en hier en daar losse bestanden lost al een enorm deel op. Vtiger CRM geeft je alle ondersteuning die jij en je medewerkers nodig hebben. Je kunt nu eenvoudig al het klantcontact opvragen, welke offertes lopen er nog en zien wanneer er contact opgenomen moet worden. Het scheelt heel veel tijd en dus veel geld. Is het dan klaar?

Geluk zit in hele kleine dingen zeggen ze wel. Zo ook met efficiëntie. En er valt altijd iets te verbeteren. Heb jij wel eens kritisch gekeken naar hoeveel tijd je kwijt bent aan het samenstellen van een offerte?  Stiekem is het binnen veel bedrijven nog de gewoonte om een offerte samen te stellen door te knippen en plakken uit diverse bestanden. En omdat het niet de reputatie heeft dat het veel tijd kost, heeft het zelden prioriteit om te automatiseren.

Niks aan de hand, toch?

Dat het maken niet veel tijd kost wil niet zeggen dat het geen risico`s met zich meebrengt. Knippen en plakken lijkt een eenvoudige werkwijze, maar er zijn zeker problemen. Iedereen werkt vanuit een bestand met onder andere prijzen. Je kunt een update sturen naar al je medewerkers, maar past iedereen ook daadwerkelijk alles aan in zijn of haar bestanden?

Je loopt het risico dat je verschillende prijzen, specificaties en voorwaarden communiceert. Dit is nog los van knip- en plakfouten waardoor de klant nu andere producten in zijn offerte heeft staan dan dat er is besproken. Er ontstaat een variatie aan offertes. Geen uniforme lay-out en verschillende teksten die één product omschrijven. Het creëert onnodig veel verwarring bij klanten.

Voorkom verwarring binnen jouw organisatie

De variatie aan offertes, prijzen en samenstellingen zorgt ook voor problemen later in het orderproces. Het is niet alleen de afdeling Sales die last heeft van foutieve offertes. Prijsverhogingen die niet bij alle medewerkers zijn opgenomen in de administratie worden dus ook niet aan de klant berekend. De marges kloppen niet meer en dat kost simpelweg veel geld op de lange termijn.

De kans op ontbrekende informatie is ook groot. Andere afdelingen zijn dan kostbare tijd kwijt om benodigde informatie te achterhalen. In een aantal gevallen zal er contact met de klant opgenomen moeten worden. Het spreekt voor zich dat het geen goede indruk maakt als de klant nog een keer moet uitleggen wat de wensen zijn.

CPQ is de de oplossing!

Configure Price Quote (CPQ). Een korte toelichting waar dit precies voor staat:

Configure: kies je producten, stel je pakketten en bundels samen

Price: koppel een prijs aan alle producten, diensten en pakketten

Quote: het genereren van een nauwkeurige professionele offerte als onderdeel van een geautomatiseerd proces door de informatie van configure en price samen te voegen

Een softwareoplossing om het samenstellen van offertes te vereenvoudigen. Het helpt bij het stroomlijnen en automatiseren van het proces. Ook binnen Vtiger CRM is er een CPQ-oplossing. Vtiger CRM combineert de productcatalogus met prijzen en verkoopprocessen om zo de meest accurate offertes samen te stellen. De PDF Maker Pro voor Vtiger CRM stelt de gebruiker in staat op allerhande manieren de gegevens samen te voegen die in Vtiger CRM beschikbaar zijn. Daarnaast maakt deze extensie het mogelijk om de offertedocumenten de lay-out te geven die volledig binnen de huisstijl past. En wanneer je ook nog gebruik maakt van PDF Maker Pro Ondertekenen dan kun je jouw klanten een elektronische handtekening laten zetten onder de offerte.

Winst op meerdere fronten

Dat er uniforme documenten naar klanten worden verzonden is al een hele verbetering. Zeker als dezelfde klant meerdere aanvragen voor offertes heeft gedaan. En de kans dat de prijzen niet kloppen is ook aanzienlijk verminderd. Vergeet echter niet dat verderop in het proces ook veel winst is behaald. Juist omdat de voordelen zo verspreid zijn zal het in eerste instantie niet opvallen. Je moet het dan ook zien als een lange termijn investering. De offertes zijn nauwkeuriger en de kans op fouten is minimaal. Zo hoeft er later in het verkoopproces of orderproces niet te worden ingegrepen. Dit vergroot ook de klanttevredenheid. Er zijn immers minder of zelfs geen fouten te corrigeren.

Intern pluk je daar dan ook de vruchten van. Het verkoopproces verloopt sneller doordat de offertes sneller worden samengesteld. Zo blijft er op jaarbasis meer tijd over om aan andere (potentiële) klanten te besteden. Ook bestaande klanten kunnen net even wat meer aandacht krijgen. Omdat prijzen niet handmatig worden ingevoerd is de kans op fouten ook aanzienlijk verkleind. Het geselecteerde pakket is wat de klant krijgt voor de prijs die erbij vermeld staat. Er zijn geen verrassingen en de klant weet wat hij of zij kan verwachten. Er kan niet meer per ongeluk een optie aangeboden worden die niet is ingecalculeerd in de totale prijs. De marges blijven gehandhaafd en de financiën blijven daardoor op orde.

Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie kan werken?

Zoals al eerder gezegd in deze blog: efficiëntie zit in hele kleine dingen. Mocht je meer willen weten over Vtiger CRM dan is het zeker de moeite waard om eens hier te kijken op onze website.

Volg je ons al op Linkedin?

• LinkedIn