Double opt-in en opt-out met Vtiger CRM

Als je gaat e-mailen uit Vtiger CRM, zorg er dan voor dat je voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en General Data Protection Regulation (GDPR). Het is een belangrijk onderwerp om de nieuwe Europese wetgeving te respecteren. We zullen uitleggen hoe je Vtiger CRM kunt instellen om dit resultaat te bereiken.

Er is een verschil tussen hoe je moet omgaan met bestaande contacten en nieuwe contacten. Als je voorheen je e-maillijsten zorgvuldig hebt opgebouwd hoef je vaak niet opnieuw toestemming te vragen.

Bestaande e-mailcontacten

Als bestaande contacten worden verkregen op een manier die voldoet aan de AVG dan hoef je deze niet opnieuw om toestemming te vragen. Maar als dat niet het geval is, moet je om een nieuwe toestemming vragen en je aan alle regels houden van de AVG. Je moet dus bijvoorbeeld een e-mail sturen om opnieuw toestemming te vragen voor het verzenden van nieuwe e-mails.

Deze e-mails kun je standaard al vanuit Vtiger sturen met een werkstroom in combinatie met een e-mail sjabloon. Eventueel maak je mooiere e-mails met de Email Maker module.

Inschrijven via een webformulier

Op de normale manier kun je in Vtiger een webformulier aanmaken. Daarmee kan een nieuwe inschrijving binnenkomen als nieuwe Lead of Contact. Je moet dan wel een veld ‘Inschrijven nieuwsbrief’ aanmaken van het type checkbox. Als in het webformulier het vakje ‘Inschrijven nieuwsbrief’ is aangevinkt dan kan dat bij binnenkomst een werkstroom aftrappen die een e-mail stuurt met een bevestigings-email.

Eisen aan het formulier:

• Je moet om toestemming vragen voor het gebruik van persoonlijke gegevens;
• de gevraagde gegevens moeten relevant zijn (geslacht is dat meestal niet);
• de toestemmingsverklaring (het vinkje zetten) mag niet automatisch ingevuld worden;
• Je moet duidelijke gebruiksvoorwaarden en privacybeleid laten zien; dit kan door een link te plaatsen met meer informatie over de privacy.

Krijg toestemming met dubbele OPT IN

We raden aan om de dubbele OPT IN methode te gebruiken. Om toestemming te krijgen, kun je, nadat je de eerste toestemming van contact hebt gekregen, met een workflow een automatische e-mail om bevestiging vragen. In deze e-mail zit een bevestigingslink waar op geklikt moet worden, door te klikken gaat de eigenaar van het email adres akkoord met het ontvangen van e-mails.

Het genereren en ontvangen van een bevestigingslink is geen standaard functionaliteit van Vtiger. Dit kun je wel regelen met de AVG Consent module van Vicus.

Gegevens bekijken, wijzigen en verwijderen

De AVG verwacht dat elk contact:

• de eigen gegevens in jouw crm-systeem kan laten verwijderen;
• de eigen gegevens kan opvragen en laten aanpassen.

Daarbij is het heel mooi natuurlijk als je dat meteen online zelf kunt doen, maar dat is niet verplicht.

Handmatig verwijderen of aanpassen

Je contacten kunnen jou een e-mail sturen met het verzoek hun gegevens aan te passen of te verwijderen. Dit kun je dan handmatig uitvoeren en nadat je het per e-mail hebt bevestigd.

Gegevens verwijderen via de mailparser

Een andere manier voor het doen verwijderen van de gegevens van een contact is hen een e-mail te laten sturen naar bijvoorbeeld: nieuwsbrief@jouwbedrijf.com met het woord VERWIJDER als onderwerp.

E-mails die naar dit adres wordt verzonden, kunnen worden gescand met de workflow mailscanner en indien het onderwerp het woord VERWIJDER bevat dan automatisch worden verwijderd.

Hier zitten natuurlijk nog wel wat haken en ogen aan. Als het e-mailadres behoort aan een bestaande of voormalige klant, partner of leverancier waar nog administratieve bewaarplicht van toepassing is kun je het record niet zomaar verwijderen. Wel kun je bij dit soort contacten registreren dat ze geen prijs stellen op onnodige e-mails.

Aan- en afmelden via een link

Gebruikelijk is om onder een nieuwsbrief een afmeldlink te plaatsen. Door hierop te klikken wordt je contact direct afgemeld (Uitgeschreven) voor verdere berichten. Deze functie is geen standaard functie van Vtiger crm, maar wel onderdeel van de AVG Consent module van Vicus.

Gegevens wijzigen via een webscherm

Om gegevens te kunnen laten wijzigen kun je contacten een e-mail sturen met een link die een pagina opent waar je contacten hun gegevens kunnen aanpassen. Deze link kan dan met elke e-mail worden verzonden. Deze methode is niet verplicht, maar wel erg handig als je grote volumes e-mailadressen beheert.

Het wijzigen van gegevens via een webscherm is geen onderdeel van Vtiger, maar wel onderdeel van de Email Marketing Automation oplossing van Vicus.

Statussen binnen de AVG opt-in/ op-out proces

Om de consent conform AVG te registreren maken we binnen de Email Marketing Automation oplossing van Vicus gebruik van de volgende statussen:

• Optin / Opt-in
• Invited / Uitgenodigd
• Reminded / Herinnerd
• Expired / Verlopen
• Confirmed / Bevestigd
• Subscribed / Ingeschreven
• Optout / Opt-out
• Unsubscribed/ Uitgeschreven
• Bounced / Bounced
• Blacklisted / Blacklisted

Daarnaast registreren we de consent datum (datum van toestemming) + de verplichte consent tekst (gewoonlijk de tekst waar de contact Ja tegen heeft gezegd).

Alles gestuurd door een slimme flow

Binnen de Email Marketing Automation oplossing van Vicus wordt de gehele consent flow ingericht in een combinatie van:

• Werkstromen en triggers;
• Geplande taak (waarmee alle taken die afhankelijk zijn van tijd worden ingesteld);
• Email parser die zorgt voor de klikbare links;
• Hub (waar alle kliks vanuit e-mails worden ontvangen);
• Labels die ook in eigen e-mailsjablonen kunnen worden opgenomen om de aan-, bevestig- en afmeld links te genereren.

In lijn met je privacy voorwaarden

Je moet je e-mailadressendatabase dus goed op orde houden. Zorg in elk geval dat je in je privacyvoorwaarden goed hebt vastgelegd welke methode je hanteert en dat voor contacten in elke stap helder is waar ze voor inschrijven, hoe ze hun gegevens kunnen aanpassen en zich weer kunnen uitschrijven.

Vicus biedt een oplossing in verschillende gradaties. Van oplossingen die standaard binnen Vtiger kunnen worden ingericht tot en met een professionele inrichting van Vtiger als Email Marketing systeem. Hiervoor adviseren wij de Email Marketing Automation oplossing van Vicus.

Pas op met importeren van adresbestanden!

Lees daarom ook onze post over importeren van bestanden.