Magento en CRM E-Commerce Specialist

Inhoud

Deelfacturen creëren voor verkooporders met vtiger

Je bent hier:

Regelmatig vragen klanten ons naar de mogelijkheid om deelfacturen te creëren. Achterliggende gedachte hierbij is dat bij het creëren van deelfacturen de klant in gedeeltes kan betalen. Bovendien kan zo gecontroleerd worden of het totaalbedrag van de originele factuur is betaald.

Bij doorvragen blijkt vaak dat deze wensen in de praktijk nogal eens uiteenlopen. Daarom heb ik in deze blog de mogelijkheden die vtiger CRM biedt op het gebied van deelfacturen eens uiteengezet.

Het verkoopproces in vtiger

Als u werkt volgens de salesfunnel dan komt u in die funnel op een gegeven moment op het punt van een opportunity, een verkoopkans. Een verkoopkans representeert een situatie, een kans, van waaruit omzet kan voortkomen. Na de verkoopkans volgt in het verkoopproces van vtiger de offerte, de verkooporder en de factuur.

Dus: verkoopkans → offerte → verkooporder → factuur

De wens om de kosten voor de klant op te delen in meerdere facturen liggen rondom de laatste twee stappen en zijn als volgt op te delen:
1. De wens om vanuit een verkooporder meerdere facturen aan te maken.
2. De wens om vanuit een factuur meerdere subfacturen aan te maken.

Vanuit verkooporder meerdere facturen aanmaken

Standaard is het in vtiger mogelijk om oneindig veel facturen te maken vanuit dezelfde verkooporder. Bij de verkooporder kunt u via de gerelateerde lijsten zien welke facturen gekoppeld zijn. U kunt daar ook de totaalbedragen per factuur zien. Er is echter geen controle die u verbiedt meer te factureren dan het totaalbedrag van de verkooporder.

Vtiger biedt ook standaard de mogelijkheid van een herhaalfactuur. Vtiger neemt dan het werk van het aanmaken van een factuur van u over. Dit is alleen geschikt als u al op de order het bedrag kunt opgeven van de deelfactuur.
Dit deel wordt vervolgens herhaald door om de zoveel tijd een factuur te genereren. U geeft een periode op plus de freqentie waarin er een factuur moet worden aangemaakt.

Deelleveringen en deelfacturen binen vtiger
Een ander optie is de vtiger module Leveringen (Delivery notes). Deze module voegt eenstap toe aan het proces:verkoopkans → offerte → verkooporder → levering → factuur
Zoals een verkooporder de bevestiging is van de afgesproken werkzaamheden, zo is een levering de bevestiging van het afleveren van het werk aan de klant. Vanuit de levering kan vervolgens gefactureerd worden.

Het grote voordeel van de module Leveringen is het overzicht dat u wordt geboden. Bij de verkooporder ziet u al hoeveel en welke producten beschikbaar zijn om te leveren (op basis van de voorraad die in vtiger op de productkaart wordt vastgelegd), geleverd zijn, klaar om te factureren of gefactureerd zijn. Er is dus ook een controle op het leveren en factureren van alle producten en dus het totale bedrag.

Bijkomend voordeel van de vtiger module Leveringen is dat u met PDF Maker de werkbon of pakbon kunt printen die bij de levering hoort.Van iedere levering wordt vervolgens een factuur gemaakt. Deze facturen kunt u terugzien bij uw verkooporder.

Vanuit facturen meerdere deelfacturen

Het vanuit facturen meerdere deelfacturen aanmaken is standaard in vtiger niet mogelijk. Wel is de module Leveringen in te zetten op een manier waarbij u en de klant kunnen volgen welk deel van het gefactureerde werk al is uitgevoerd of geleverd. Uw proces-stappen worden dan:verkoopkans → offerte → verkooporder → factuur → levering

Op de factuur krijgt u een overzicht waarin u ziet welke producten op voorraad, gefactureerd, klaar om af te leveren en afgeleverd zijn. U zult daarop zien dat producten al gefactureerd zijn. U werkt immers vanaf de factuur. Van producten die op voorraad of klaar om af te leveren zijn kunt u een levering aanmaken. Een levering krijgt eerst de status ‘Klaar om te leveren’ en pas als u het aangeeft wordt de status omgezet in ‘Afgeleverd’ en vervolgens direct in ‘Gefactureerd’.

Module deelbetalingen voor bijhouden factuurbetalingen

Voor het bijhouden van betalingen op de factuur is er tot slot de vtiger module Deelbetalingen. In deze module kunt u per factuur betalingen registreren. U moet de betalingen wel zelf inbrengen in vtiger. Als aanvulling hierop kunt u laten inregelen dat het totaal betaalde bedrag op de factuur verschijnt en dat het nog te betalen bedrag wordt uitgerekend.

Meer informatie

Ik hoop u hiermee meer inzicht te hebben verschaft in de mogelijkheden die vtiger biedt op het gebied van het opdelen van verkooporders en facturen. Mocht u meer uitleg of advies nodig hebben, neemt u dan contact met ons op via telnr 033 461 1196 of per e-mail via sales@vicus.nl

Ps: wist u dat u met de vitger CRM module Digitale handtekening werkbonnen uw werkbon of pakbon direct kunt laten ondertekenen door de klant? Dit kan bijvoorbeeld op een tablet en de handtekening kunt u dan onder een pdf plaatsen en automatisch laten opsturen naar uzelf of de klant.