Magento en CRM E-Commerce Specialist

Inhoud

Vtiger CRM E-mail verzenden en ontvangen

Je bent hier:

Binnen vtiger CRM kun je prima e-mails ontvangen en verzenden. vtiger CRM kan namens een gebruiker of namens het vtiger CRM systeem e-mails verzenden. E-mails die door een gebruiker worden verzonden, worden opgeslagen in zijn
mailbox. Deze mailbox is beschikbaar via de ingebouwde vtiger CRM mailmanager.  Om alles correct te laten functioneren moet binnen vtiger CRM e.e.a. correct zijn geconfigureerd.

vtiger settings / crm-instellingen

De uitgaande server – veelal is dat de mailserver die ook voor andere e-mail van de organisatie wordt gebruikt maar dat kan ook een GMail of ander account zijn.

Mailmanager

De mailbox van de gebruiker zoals die binnen vtiger CRM beschikbaar is. Dit is een koppeling met hetzelfde mail-account dat door de betreffende gebruiker voor zijn normale e-mail wordt gebruikt. Alle e-mail die door een gebruiker vanuit vtiger wordt verzonden, wordt in deze mailbox opgeslagen. Als deze niet goed is geconfigureerd kan niet worden ingezien welke e-mail door vtiger is verzonden.

Bij een e-mail die door vtiger CRM wordt verzonden, behoort ook een afzender-adres. Dit afzender-adres is meestal het normale e-mail adres van de gebruiker zoals dat is vastgelegd in de gebruikersgegevens binnen vtiger CRM. Dit afzenderadres kan echter ook worden ingesteld als een centraal e-mailadres dat wordt gebruikt voor ALLE e-mail die vanuit vtiger wordt verzonden. Deze optie kan desgewenst door de vtiger systeembeheerder worden geconfigureerd.

Workflows/Werkstromen

Als u gebruik maakt van werkstromen dan worden automatische e-mails standaard vanuit de admin-user verzonden.  De instellingen van de admin-user (zoals bv. taal, valuta en datum-instellingen) worden dan ineens toegepast op uitgaande e-mails.

Organisaties koppelen met e-mail

Automatisch wordt het aantal keren dat de gebruiker toegang heeft gehad tot de e-mail, verzonden via vtiger CRM, bijgehouden.

Dat aantal zal op nul staan wanneer de gebruiker geen toegang heeft gehad tot de e-mail, bij eenmaal toegang tot de e-mail zal de teller op één komen te staan en zo verder.

Uit bovenstaande screenshot valt op te maken dat e-mails naar de organisatie zijn gestuurd en dat de toegang tot de e-mail geteld is en respectievelijk is bijgewerkt.

EMAIL Maker (add-on)

Voor campagne gerichte emails kun je overwegen om de module EMAIL Maker te gebruiken. Dan heb je veel meer mogelijkheden om e-mails mooi op te maken. Daarnaast werkt EMAIL Maker prima samen met de standaard ingebouwde werkstromen.

EMAIL Maker en PDF Maker

Als u gebruik maakt van de extra modules EMAIL Maker en PDF Maker dan zullen nog meer instellingen en configuratie nodig zijn.

Conclusie

Er zijn diverse varianten om e-mail afhandeling in het vtiger CRM-systeem te configureren. Een paar zijn hierboven besproken, maar het kan zomaar zijn dat in uw situatie nog meer parameters moeten worden geconfigureerd. De Vicus servicedesk helpt u graag bij het inrichten. Voor complexe situaties moet eerst een gedegen ontwerp worden gemaakt.