Aan de basis van het managen van jouw klantrelaties ligt het in kaart brengen van zo veel mogelijk relevante informatie over jouw klanten. Daar hoort ook de vastlegging van relaties tussen jouw klanten en andere type organisaties binnen jouw bestand bij. Veel Vtiger-gebruikers vragen ons advies over hoe ze dit slim kunnen doen. Vtiger CRM biedt daarvoor al een goede basis, Vicus heeft daarnaast extra mogelijkheden ontwikkeld.

Een juiste vastlegging is belangrijk voor de segmentatie van uw bestand, om uw communicatie en rapportage (waaruit beleid voortvloeit) goed te laten aansluiten op de behoefte van klanten en potentiële klanten. Uiteindelijk werken zowel marketing als sales daardoor efficiënter en prettiger.

1. Moeder-dochter relatie

Vtiger biedt CRM je standaard de mogelijkheid om moeder-dochter-relaties vast te leggen als het gaat om organisaties. Daartoe vul je op de kaart van de dochter-organisatie het veld ‘Onderdeel van’ in. Bij zowel de moeder als de dochter kun je dan een overzicht zien van alle organisaties die in deze hiërarchie zijn opgenomen. Dit doe je met behulp van de knop Meer> Toon organisatie-hiërarchie. Tevens kun je het veld ‘Onderdeel van’ gebruiken in filters en rapporten.

2. Generieke relatie (bijvoorbeeld partner)

Met de module Relaties van Vicus kun je onbeperkt organisaties (n:n) aan elkaar linken. Het grote voordeel van deze module is dat je kunt omschrijven wat de relatie tussen de organisaties inhoudt, zowel categorisch (partner van, concurrent van, adviseur van) als qua omschrijving. Je kunt ook een start- en einddatum van de relatie aangeven. Met eigen velden kunt je nog meer kenmerken van de relatie vastleggen. De relaties ziet je terug op een gerelateerde lijst bij beide organisaties. Ook kun je over de module Relaties rapporteren of de gegevens hieruit exporteren om in te lezen in netwerk analyse software.

Binnen de module Relaties kun je filteren en rapporteren. Binnen de organisaties-module kun je echter niet filteren op de gelegde relaties, omdat je alleen op velden binnen de module en direct gerelateerde modules kunt filteren.

3. Specifieke relatie (bijvoorbeeld dealer)

Stel, je wilt vastleggen wie van jouw organisaties een dealer is en wie daar weer klant van is. Daartoe heeft Vicus de module ‘Specifieke rol’ ontwikkeld. Voor dealer kun je andere rollen invullen, zoals boekhouder, hosting-provider, juridisch adviseur, controller of data-leverancier. In dit voorbeeld zal ik verder ‘dealer’ aanhouden.

Op een organisatie-kaart geef je met een checkbox aan dat een organisatie een dealer is.

Bij de organisatie die klant is van de dealer kun je vervolgens in een veld de dealer kiezen op de manier zoals je die gewend bent in Vtiger CRM. De keuze van de gebruiker beperkt zich daar echter tot alleen de dealers.

Ga je vervolgens terug naar de dealer zelf,  dan ziet je op de gerelateerde lijst ‘Dealer van’ wie de klanten zijn van deze dealer.

Het grote voordeel van deze module is dat je elke rol die je wilt in kaart kunt brengen. Je dwingt daarnaast af dat maximaal één dealer gekozen wordt. Je ziet bij de dealer overzichtelijk alle klanten van die dealer. De Vtiger-gebruiker mag alleen kiezen uit de organisaties waarvan je hebt aangegeven dat ze dealer zijn. Dat kan voor de gebruiker betekenen dat hij kiest uit bijvoorbeeld 20 in plaats van uit 6.000 organisaties, wat meer gemak biedt. Tot slot zijn deze relaties goed te rapporteren en te filteren.

Overige relaties

Vicus heeft meer mogelijkheden voor koppelingen tussen records ontwikkeld. Je kunt daarbij denken aan contactpersonen die specifieke rollen vervullen binnen een organisatie of aan organisaties, contactpersonen en interne medewerkers die verschillende rollen vervullen binnen een project. Laat je hierover gerust adviseren.