Email Autoresponder voor afhandelen grote aantallen leads

Vtiger Handleiding -Tickets

Elke organisatie heeft te maken met binnenkomende informatieaanvragen. Als organisatie heb je vaak niet de capaciteit en tijd om alle informatieaanvragen binnen 24 uur op te volgen. De beste leads  wil je als eerste opvolgen. Welke leads dit zijn kun je optimaal inzichtelijk maken met de WebVisitAnalyser. Wellicht wil je ook de ‘minder belangrijke’ leads opvolgen. Deze potentiële klanten wil je immers niet verliezen aan de concurrent. De Email Autoresponder biedt uitkomst. Het is een handige tool voor het afhandelen van grote aantallen leads.  De E-mail Autoresponder is een oplossing die geheel past in de Marketing Automation aanpak binnen vtiger CRM. De responder stuurt automatisch een e-mail vanuit vtiger naar de lead. Dit gebeurt zodra de Lead via een werkstroom is vastgelegd in vtiger en automatisch is toegewezen aan een specifieke accountmanager.

De Email Autoresponder bevat relevante informatie afgestemd op de behoefte van de lead. Deze behoefte stel je natuurlijk vast op basis van het opgebouwde profiel. Het profiel is een mix van door de lead zelf aangeleverde informatie, automatisch verzamelde gegevens en door marketing en verkoopmedewerkers toegevoegd profielkenmerken.

Werking E-mail Autoresponder

De bezoeker van je website vult het webformulier in en vult de gevraagde velden in. Vervolgens worden de onderstaande stappen automatisch doorlopen:

  1. de informatieaanvraag wordt direct ingeschoten in vtiger vervolgens ontvangt Vtiger CRM de aanvraag als Lead;
  2. via een werkstroom wijst Vtiger CRM de lead toe aan de desbetreffende accountmanager;
  3. de e-mail wordt nu automatisch samengesteld en daarna verzonden naar de aanvrager.  Afhankelijk van de aangevinkte informatie wordt automatisch een soort van ‘nieuwsbrief’ op maat samengesteld. Deze nieuwsbrief wordt samengesteld uit de verschillende tekstblokken uit de vtiger CRM module ‘Autoresponder_Informationblocks’.
  4. Vtiger stelt via een werkstroom een informatieve e-mail samen die vervolgens naar de gekoppelde accountmanager wordt verzonden.
  5. gebruik de rapportagemodule om inzicht te krijgen in welke leads worden toegewezen aan welke accountmanager.
  6. accountmanagers zien op standaard lijsten welke leads aan hen zijn gekoppeld.

Inrichting Email Autoresponder naar uw wensen

Vicus helpt u met het de implementatie en inrichting van uw Email Autoresponder. De volgende opties staan onder meer voor u open:

  • met de klantspecifiek webformuliergenerator maak je eenvoudig verschillende pagina’s met elk een ander vooringevuld formulier. Het formulier is dan afhankelijk van de pagina waar de lead vandaan komt en eventuele stuurparameters.
  • meertalige formulieren  (per website op maat);
  • maak je eigen grafisch ontwerp en implementeer dat als  EMAIL Maker template;
  • kies welke responder informatieblokken (titel, tekst, link naar webtekst, link naar brochure, teaserafbeelding) worden meegenomen in de te verzenden e-mail .

Meer informatie

Wilt u ook met de Email Autoresponder aan de slag. Neem dan nu contact met Vicus op via 033 461 1196 of stuur een e-mail naar sales@vicus.nl

Meer lezen? Schrijf je in op de e-mailberichten van Vicus!



Gerelateerde berichten

About Luuk Roovers

Luuk is oprichter en directeur marketing en verkoop bij Vicus en het brein achter het VOSBA integratie framework, de WebVisitAnalyser en het prijswinnende JourneyFunnel Model. Sinds juni 2009 is Luuk Roovers als expert betrokken bij het blad Computable voor de topics Open Source en Internet.
Marketing automation Bookmark de permalink