Fieldservice werkbon elektronisch tekenen voor Vtiger

Product Description

Op deze module is een betaald jaarabonnement van toepassing

Neem contact met ons op om te checken of deze voor jouw softwareversie beschikbaar is

Ben je een dienstverlenend bedrijf en heb je medewerkers op de weg? Dan is het digitaal tekenen van werkbonnen de perfecte uitkomst. Met deze tool binnen vtiger kunnen jouw medewerkers na oplevering van de dienst of het product de klant vragen direct een digitale handtekening te zetten op de meegebrachte iPad of Android tablet.

De module Werkbon tekenen biedt samen met Vtiger functionaliteit die nodig is om uw werkorders in te plannen en de werkbon te voorzien van relevante informatie zoals klant, installatie- en materiaalgegevens.

Globale werking

• plan verkooporders in als werkorder;
• de servicemedewerker logt in op vtiger en behandelt de eerstvolgende werkorder;
• op locatie aangekomen kan de servicemedewerker de werkorder op een tablet of telefoon selecteren;
• eventueel verbruikt materiaal en aanvullende diensten toevoegen aan de werkbon;
• met een klik opent een scherm op uw tablet of telefoon waarop de samenvatting van de werkbon zichtbaar is;
• vervolgens kan de klant op datzelfde scherm direct door zijn handtekening te zetten akkoord geven;
• bewijsstukken worden opgeslagen in vtiger en de status van de verkooporder wordt aangepast;
• via een werkstroom wordt de digitale werkbon met handtekening per e-mail aan uw klant verzonden.

Werking en juridische achtergrond

Met de toepassing 'Werkbon tekenen' wordt de afbeelding van de handtekening samen met de op het scherm getoond informatie opgeslagen in een xml-bestand voorzien van datum, tijd en de geografische lengte en breedtegraad. Over al deze informatie wordt een cryptografische hash berekend, waarmee in elk geval de consistentie van de elektronisch gezette handtekening in combinatie met de getoonde gegevens gewaarborgd wordt.

Op grond van Europese Richtlijn 99/93/EG is de Nederlandse Wet Elektronische Handtekeningen van kracht. Met deze wet worden "betrouwbare" digitale handtekeningen nu geacht even rechtsgeldig te zijn als papieren handtekeningen. De Richtlijn maakt onderscheid tussen "gewone elektronische handtekeningen" en "geavanceerde elektronische handtekeningen". Onder een "gewone" elektronische handtekening verstaat de Richtlijn "elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authenticatie." Hierbij denkt men bijvoorbeeld aan een ingescande handtekening van een papieren drager. Met onze toepassing 'Werkbon tekenen' beogen we een oplossing te bieden die zo dicht mogelijk aansluit bij de in de richtlijn bedoelde "gewone" elektronische handtekening. Het zetten van een handtekening via een tablet of mobiele telefoon voldoet wellicht voor het aangaan van overeenkomsten niet volledig aan de eisen zoals in de Nederlandse wet bedoeld. U dient zelf na te gaan of deze methode voor uw toepassing voldoende past. Wij raden u aan om alleen transacties met een beperkte financiële waarde of risico via deze methode te laten tekenen.

Koppeling met verkooporder in Vtiger

De handtekening wordt als afbeelding opgeslagen samen met de gegevens van de werkbon en geografische gegevens. Hierdoor is ook de locatie van ondertekening altijd te achterhalen.

Het ingevulde formulier op de tablet wordt digitaal doorgeschoten naar vtiger CRM. De informatie wordt toegevoegd aan de verkooporder in vtiger. Vervolgens kan de getekende werkbon als PDF uit vtiger worden doorgestuurd naar de klant.

Voeg een foto toe

Bij opgeleverd werk is het vaak handig en in een enkel geval onmisbaar om een foto aan het dossier te kunnen toevoegen. Met deze add-on gaat dat in één handeling door.

Extra informatie, diensten of producten

Optioneel kun je nu ook extra informatie laten toevoegen of zelfs extra producten en diensten selecteren. Deze worden dan ook direct verwerkt in de werkorders. Hierbij is ook maatwerk mogelijk

Voordelen

• de verkooporder kan door de servicemedewerker worden aangepast (b.v. uren en materialen);
• de status van een werkorder is op kantoor realtime te volgen en uw administratie is meteen op orde;
• de servicemedewerker hoeft niet eerst terug naar kantoor om getekende papieren terug te brengen;
• geen last meer van onleesbaar handschrift zoals op uw papieren werkorders;
• continu een actueel overzicht van de voortgang van ingeplande werkbonnen en verbruikt materiaal;
• de vormgeving van de PDF-werkbon is op normale wijze binnen vtiger aan te passen naar uw specifieke bedrijfsproces; zo kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van uw eigen type werkorder, zoals een installatieorder, een onderhoudsopdracht of een inspectierapport;
• bespaar tijd omdat je nu achteraf geen formulier meer hoeft te verzenden en moet worden ondertekend.