Hoe kunnen we helpen?

Inhoud

Vtiger E-mail Marketing Automation Suite handleiding

Je bent hier:

Met de Vtiger-module ‘E-mail campagnes’ kan je gerichte bulkmailings verzorgen op basis van verzendlijsten, rapportages of op basis van eerder uitgevoerde e-mailcampagnes.

Als onderdeel van je marketingactiviteiten kun je bijvoorbeeld met e-mailcampagnes het eerste contact met een lead verder uitbouwen totdat deze meer verkooprijp is voor een directere benadering. Uiteraard kun je e-mailcampagnes ook inzetten om specifieke klanten met een specifieke boodschap te informeren.

In deze handleiding laten we zien hoe je een campagne aanmaakt en verstuurt op basis van een rapportage binnen Vtiger CRM.

Maak een campagne aan

Ga in Vtiger CRM naar de module E-mail campagnes via het menu Marketing > E-mail campagnes en voeg hier een nieuwe campagne toe. Er wordt een proces van 4 stappen gepresenteerd die je dient te doorlopen voor het kunnen verzenden van mails via deze module, te weten:

  1. Campagnegegevens
  2. Selecteer ontvangers
  3. Maak e-mail op
  4. Verstuur campagne

Campagnegegevens

We beginnen met de 1e stap waarbij we een aantal instellingen moeten invullen om de e-mailcampagne te kunnen uitvoeren. We nemen door welke gegevens we moeten invoeren in deze eerste stap aan de hand van de volgende afbeelding.

Vtiger e-mailcampagnes invullen campagnegegevens
Vtiger e-mailcampagnes scherm voor het invullen campagnegegevens
  1. Campagnenaam
    De naam van de campagne zodat je deze kan identificeren binnen Vtiger CRM
  2. Toegewezen aan
    Aan wie binnen jouw organisatie de e-mail toegewezen zal zijn. Dit zie dan onder het tabblad e-mails binnen Contactpersonen, Organisaties of Leads.
  3. Wijs e-mail toe aan
    Hier kan je aangeven wie als afzender van de e-mail wordt getoond.
  4. Selecteer SMTP
    Je kunt verschillende servers voor e-mailverzending kiezen. Hiermee bepaal je ook het afzenderadres van je e-mail.
  5. Wijs e-mail toe aan gebruiker
    Aan wie binnen jouw team de verzonden e-mail wordt toegewezen.

Je kunt naar de volgende stap gaan door de klikken op de knop ‘Volgende’ onderaan de pagina. De knop ‘Terug’ laat je 1 stap terug gaan in het proces.

Selecteer ontvangers

In de 2e stap kies je naar wie je de mailing wilt sturen en selecteer je de ontvangers van je e-mailcampagne. Je kunt op meerdere manieren tot een selectie van ontvangers komen, waaronder een

  • verzendlijst
  • resultaat vorige campagne
  • rapport
  • flexrapport

In deze handleiding kiezen we voor de optie Rapport. Deze optie geeft ons namelijk de mogelijkheid om tegelijkertijd Leads, Contactpersonen en Organisaties te mailen vanuit één e-mailcampagne. Uiteraard kun je ook een verzendlijst opstellen of de resultaten van een andere/eerdere campagne gebruiken als invoer voor deze e-mailcampagne.

Kies bij Selecteer bron voor de optie Rapport. Kies vervolgens het rapport dat de e-mailadressen bevat die je wilt e-mailen. Kies dan bij Selecteer module de module waarop dit rapport gebaseerd is en klik op Voeg toe. Je mag meerdere rapporten gebruiken binnen een e-mailcampagne en je herhaalt daarvoor de bovengenoemde stappen.

Onder de knop Voeg toe zie je welke rapporten je nu hebt geselecteerd en hoeveel regels (records) ieder geselecteerd rapport heeft. Als je klaar bent met je selectie van ontvangers dan klik je op de knop Volgende onderaan de pagina.

Vtiger CRM | selecteer ontvangers binnen emailcampagnes
Selecteer ontvangers binnen emailcampagnes in Vtiger CRM

Maak e-mail op

In de 3e stap kun je een sjabloon kiezen uit de standaard Vtiger e-mailsjablonen of vanuit de module e-mailtemplate die onderdeel is van de module. Een derde mogelijkheid is om direct in de teksteditor te werken die in deze stap aanwezig is.

Aan de hand van onderstaande afbeelding doorlopen we de opties.

Vtiger CRM module e-mailcampagnes scherm e-mail opmaken
Vtiger CRM module e-mailcampagnes scherm e-mail opmaken
  1. Gebruik e-mail template
    Klik hier om een standaard Vtiger-sjabloon te selecteren.
  2. Gebruik campagne-template
    Klik hier om een sjabloon vanuit de module emailtemplate te selecteren.
  3. Onderwerp e-mail
    Voeg hier het onderwerp van de e-mail toe.
  4. Dit is de teksteditor waar je de tekst kunt invoeren en je opmaak kunt doen. Ook is het mogelijk om direct in de broncode van je e-mail te werken zodat je haarfijn kunt bepalen hoe je mail eruit ziet.

In deze stap is het ook mogelijk je e-mail te personaliseren met allerlei informatie uit Vtiger CRM. Denk daarbij aan de aanhef van je e-mail. Of wanneer je de bedrijfsnaam wilt gebruiken in de lopende tekst van je e-mail. In deze handleiding laten we dit soort personalisatie even buiten beschouwing. Maar het is goed om te weten dat je in deze stap nog een aantal aanvullende krachtige opties hebt.

Verstuur campagne

Bij de 4e en laatste stap controleer je de eerdere processtappen en kun je de aangemaakt campagne testen, direct versturen of inplannen voor een later tijdstip.

Het is altijd verstandig een paar keer de gemaakt e-mailcampagne te testen. Dit doe je dan via de knop ‘Test Email’ onderaan de pagina. Voer het e-mailadres in wat je wilt gebruiken in deze test via het dialoogvenster genaamd Verstuur e-mail test.

Vtiger e-mailcampagne scherm met alle gemaakte instellingen
Vtiger e-mailcampagne scherm met alle gemaakte instellingen

Als je je opzet voor nu wilt laten rusten om er op een later tijdstip mee verder te gaan, ga dan links bovenin naar Alle e-mailcampagnes. Je zie je nieuw gemaakte campagne dan in de lijst staan. Als je verder wilt werken aan deze e-mailcampagne, kun je hem opnieuw openen en bewerken. Eenmaal verzonden campagnes kunnen niet meer bewerkt worden.

Volg het resultaat van je campagne

Nadat de e-mailcampagne is verstuurd, kun je de effecten van de campagne volgen met behulp van de tabblad Report. Dit kan je een schat aan informatie opleveren die je weer kunt gebruiken voor verder opvolging, al dan niet in een e-mailcampagne.

Vtiger CRM e-mailcampagne rapport
Vtiger CRM e-mailcampagne rapport

Je ziet hier een aantal indicatoren van je e-mailcampagne, waaronder:

  • Verzonden
    Hoeveel e-mails er zijn verstuurd.
  • Geopend (uniek)
    Hoeveel en door wie de e-mails zijn geopend.
  • Geklikt
    Hoeveel en door wie de links zijn geopend.
  • Afmeldingen
    Hoeveel mensen zich hebben afgemeld.

De resultaten van campagnes die in het verleden zijn verstuurd kun je ook op deze wijze inzien. Kijk het rapport van de betreffende campagne in en daar zie je dezelfde indicatoren terugkomen.

Een belangrijke indicator is Afmeldingen. Dit zijn contactpersonen die geen e-mails meer willen ontvangen van je. Zij kunnen zich eenvoudig uitschrijven op jouw mailing via een uitschrijflink die je moet aanmaken (zie stap 1). Bij het aanklikken van het linkje wordt deze uitschrijving direct verwerkt in Vtiger CRM.

Optimaliseer je e-mailcampagne

E-mailcampagnes kunnen soms best tricky zijn omdat je niet wilt dat je mail automatisch als spam wordt aangemerkt of dat je server op een e-mail blacklists komt. Belangrijk is dan ook om steeds te kijken hoe je de aflevering (delivery) van je e-mail verder kunt optimaliseren.

Zo kun je bijvoorbeeld in de module CRM Instellingen het aantal per batch te verzenden e-mails instellen. In de taakplanner kun je dan vervolgens de de frequentie instellen en een schema hanteren waardoor het internet niet in een keer overspoeld wordt met jouw e-mailcampagne. Stel bijvoorbeeld de taakplanner in op 5 minuten en de batch op 25. De e-mails worden dan in een tempo van 25 per 5 minuten verzonden.

Al met al heb je hiermee een krachtige en flexibele module waarmee je grotere volumes aan e-mails kunt verzenden. Wil je ook nieuwsbrieven sturen vanuit Vtiger CRM? neem dan contact met ons op via de onderstaande knop.

Let op met importeren van bestanden

Wil je bestanden importeren? houdt dan ook rekening met de opt-in en opt-out situaties. Lees daarvoor ook dit kennisbankartikel.