Hoe kunnen we helpen?
Problemen met SMTP-verzending? De oorzaak ligt vaak bij strengere beveiliging door je e-mailprovider
Achtergrond: wat is er aan de hand?
De laatste tijd krijgen we van meerdere klanten meldingen over e-mails die niet meer goed worden verzonden vanuit hun webshop of CRM-systeem. Vaak lijkt het alsof er “ineens” iets stuk is. In werkelijkheid ligt de oorzaak meestal buiten de Magento en Vtiger CRM software: steeds meer e-mailproviders, zoals Gmail, Microsoft (Outlook/Office 365), Yahoo en KPN, hebben hun beveiliging aangescherpt.
Zij vereisen nu in veel gevallen tweestapsverificatie (2FA) en/of het gebruik van speciale app-wachtwoorden voor externe applicaties. Dat geldt ook voor systemen zoals Magento, Vtiger CRM of andere software die via SMTP verbinding maakt met een e-mailserver.
Wat is SMTP ook alweer?
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) is de techniek die door je webshop of CRM wordt gebruikt om e-mails te verzenden. Denk aan:
- orderbevestigingen vanuit Magento
- notificaties vanuit Vtiger CRM
- automatische e-mails zoals wachtwoordherstel of follow-ups
Deze e-mails worden verstuurd via de e-mailserver die je hebt ingesteld (bijv. smtp.office365.com of smtp.gmail.com), met je gebruikersnaam en wachtwoord als inloggegevens.
Wat is er veranderd?
Tot voor kort volstond het om simpelweg je gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen in de SMTP-instellingen van je software. Maar tegenwoordig blokkeren veel providers deze methode:
- Gmail staat geen "minder veilige apps" meer toe zonder 2FA en app-wachtwoord
- Outlook / Office365 vereist moderne authenticatie en blokkeert basisverificatie
- Yahoo / KPN / Ziggo volgen vergelijkbare stappen
Hierdoor wordt de SMTP-verbinding vanuit je software geweigerd, ook al heb je niets veranderd.
Wat kun je doen?
De oplossing ligt niet in de software, maar in de manier waarop je e-mailaccount is ingericht. Afhankelijk van je provider zijn er twee mogelijke routes:
1. Stel een app-wachtwoord in
Bij veel providers kun je – zodra 2FA is ingeschakeld – een apart wachtwoord genereren speciaal voor apps zoals Magento of Vtiger CRM. Dit app-wachtwoord vul je dan in bij de SMTP-instellingen in plaats van je gewone wachtwoord.
Voorbeelden:
2. Gebruik een e-mailprovider die SMTP zonder moderne authenticatie ondersteunt
Je kunt er ook voor kiezen om e-mail te verzenden via een gespecialiseerde SMTP-provider zoals Mailgun.
Deze services zijn vaak betrouwbaarder en bieden logbestanden, SPF/DKIM-ondersteuning en minder kans op spamclassificatie.
Wat betekent dit voor jou?
Het is belangrijk dat je SMTP-instellingen kloppen én up-to-date zijn met de eisen van jouw e-mailprovider. Als je provider 2FA verplicht stelt en je hebt dat niet goed geconfigureerd, dan zal e-mailverzending vanuit je software mislukken.
Maar Google zegt dat Vtiger CRM wel met 2FA werkt?
ICT-dienstverleners zullen meteen gaan Googlen en dan informatie vinden dat Vtiger Community Editie wel compatible is met de two-factor-authentication voor SMTP. Deze informatie is helaas niet correct. Er is wel een module voor two-factor-authentication (zie deze link) maar die is bedoeld om het inlogscherm te beveiligen en dus niet voor de SMTP.
Daarnaast is er informatie te vinden over de cloud versie. Maar ook die informatie is niet relevant voor de Community Editie.
Belangrijk om te begrijpen: verzenden ≠ afleveren
Wat vaak verwarrend is: het instellen van een werkende SMTP-verbinding zorgt er alléén voor dat je e-mail technisch kan worden verzonden. Dat betekent nog niet dat de e-mail ook daadwerkelijk bij de ontvanger in de inbox terechtkomt.
Ter vergelijking (voor wie dit nog kent): het gaat er hier alleen om dat je de brief succesvol door de sleuf van de rode PostNL-brievenbus krijgt. Daarmee is de e-mail onderweg. Maar of "tante post" vervolgens:
- het adres begrijpt,
- het adres kan vinden,
- en de brief uiteindelijk bij de juiste brievenbus weet te bezorgen...
...dat is een tweede.
En zelfs dán is het nog niet klaar: na ontvangst moet de brief (e-mail) niet worden opgegeten door de hond (= spamfilter), of direct bij het oud papier (= ongewenste map of prullenbak) belanden door een streng ingestelde mailregel.
Kortom: een correcte SMTP-instelling is noodzakelijk om te kunnen verzenden, maar geen garantie voor aflevering in de inbox. Daarvoor zijn aanvullende maatregelen nodig zoals SPF, DKIM en goede e-mailreputatie.
Let op: ook afzenderautorisatie kan een SMTP-fout opleveren
Soms krijg je een foutmelding zoals:
550, SMTP server error: MAILFROM command failed
Detail: Account mail@xxxx.nl can not send emails from administratie@xxxx.nl
Dit is géén probleem met tweestapsverificatie (2FA), maar wél een SMTP-gerelateerd probleem. De oorzaak is dat de SMTP-server controleert of het gebruikte account gemachtigd is om e-mails te versturen namens het afzendadres.
In dit voorbeeld probeert het account mail@xxxx.nl een e-mail te versturen met als afzender administratie@xxxx.nl. De mailserver weigert dat, omdat het e-mailadres administratie@ niet gekoppeld is aan het ingestelde SMTP-account.
Oplossing:
Zorg dat het afzenderadres (From:) gelijk is aan of toegestaan is door het ingestelde SMTP-account en zorg dat dit afzenderadres ook geautoriseerd is om mail te mogen verzenden. Bij twijfel kun je het beste:
- een aparte SMTP-instelling gebruiken per afzender,
- of in overleg met je IT-beheerder de juiste rechten laten instellen (bijv. via SPF, DKIM of serverautorisatie).
Eventueel kan de extra Multi SMPT module in Vtiger CRM worden geïnstalleerd.
Conclusie:
De oplossing is dus niet een aanpassing in de Magento of Vtiger CRM software, maar in de manier waarop je SMTP-service is ingericht. Controleer je e-mailprovider, stel indien nodig een app-wachtwoord in, controleer de machtigingen of kies voor een SMTP-dienstverlener.
Heb je hulp nodig bij het aanpassen van je SMTP-instellingen?
Neem gerust contact op, we denken graag met je mee bij het kiezen van een passende en veilige oplossing.
