Grip op de fiscale bewaarplicht met Vtiger CRM Community Edition

Slimmer omgaan met bewaartermijnen, waarschuwingen en documentbeheer

De fiscale bewaarplicht is een feit waar je als ondernemer of accountant niet omheen kunt. De Belastingdienst verwacht dat je administratie op orde is én blijft – en dat je die tot wel tien jaar bewaart. Maar hoe zorg je ervoor dat je niets vergeet, geen documenten verliest en je tóch geen uren kwijt bent aan handmatig archiveren? Met Vtiger CRM Community Edition automatiseer je dit proces, voorkom je risico’s én houd je grip op je administratie.

Wat houdt de fiscale bewaarplicht in?

De bewaarplicht betekent dat je je volledige administratie beschikbaar en controleerbaar moet houden voor de Belastingdienst – in veel gevallen voor zeven jaar, en voor bepaalde onderdelen zelfs tien. Denk aan facturen, contracten, e-mails, bankafschriften, voorraadadministratie en meer. Dit geldt niet alleen voor ondernemers, maar ook voor accountants die voor klanten werken.

Wat moet je bewaren?

Zowel als ondernemer als accountant krijg je te maken met een breed scala aan documenten die onder de bewaarplicht vallen:

• Inkoop- en verkoopfacturen
• Offertes en contracten
• E-mailcorrespondentie met klanten of over btw
• Kasadministratie en bankafschriften
• Jaarrekeningen en adviesrapporten
• Interne dossiervorming rond fiscale kwesties

Met Vtiger CRM kun je deze documenten eenvoudig koppelen aan de juiste klant, verkoopkans of project. Zo zorg je ervoor dat je archief niet alleen compleet, maar ook gestructureerd is.

Vtiger CRM: jouw digitale assistent voor bewaarplichtbeheer

Vtiger Community Edition helpt je om op een slimme manier invulling te geven aan de fiscale bewaarplicht:

• Vervaltermijnen instellen
  Je kunt per document of dossier aangeven hoe lang het bewaard moet blijven. Vtiger waarschuwt je automatisch zodra de bewaartermijn bijna afloopt.
• Waarschuwingssignalen en taken
  Laat Vtiger je automatisch taken sturen zodra documenten gecontroleerd, verlengd of verwijderd moeten worden. Zo blijf je proactief, zonder zelf alles te hoeven bijhouden.
• Automatisch verwijderen (met aanvullend script)
  Wil je documenten echt verwijderen zodra de bewaartermijn is verlopen? Dat kan. Met een aanvullend script kun je Vtiger zo configureren dat documenten automatisch en veilig worden verwijderd – uiteraard alleen als dit juridisch verantwoord is.
• Veilige opslag & duidelijke structuur
  Upload je documenten rechtstreeks in het CRM, koppel ze aan de juiste entiteiten en zorg voor eenduidige naamgeving. Dit maakt je administratie niet alleen compleet, maar ook snel doorzoekbaar.

Met Vtiger houd je per klantdossier inzicht in:

• Wat er al is gearchiveerd
• Wat er nog ontbreekt
• Welke documenten actie vereisen

Je kunt rollen en toegangsrechten instellen, waardoor je ook voldoet aan beveiligings- en privacyrichtlijnen zoals AVG en ISO 27001.

Fiscale controle? Jij bent voorbereid

Met Vtiger CRM heb je altijd inzicht in welke documenten je beschikbaar hebt per klant of entiteit. Bij een controle van de Belastingdienst kun je snel en volledig aantonen hoe je je btw hebt berekend of hoe bepaalde aangiftes tot stand zijn gekomen. Geen stress, geen zoektochten: je administratie is op orde.

Tips om je bewaarplicht slim te organiseren met Vtiger

• Automatiseer bewaartermijnen: stel bij elk type document standaardvervaldata in
• Plan een jaarlijkse archief-check met behulp van CRM-taken en rapportages
• Koppel documenten slim aan je verkoop- of projectprocessen
• Gebruik tags en categorieën voor snelle filtering en vindbaarheid

Meer dan voldoen aan de wet – grip op je organisatie

De bewaarplicht is meer dan een verplichting: het is een kans om je administratie beter te organiseren en processen te stroomlijnen. Met Vtiger CRM Community Edition leg je de basis voor een digitaal, gestructureerd en schaalbaar klant- en documentbeheer. Jij krijgt meer rust, meer grip en meer ruimte voor groei.

Benieuwd hoe je Vtiger CRM Community Edition slim inzet voor jouw bewaarplicht?
Wij denken graag met je mee over inrichting, automatisering en maatwerkopties zoals documentvervalscripts.

Neem contact met ons op en ervaar zelf hoe eenvoudig compliant werken kan zijn.