Documenten opschonen in Vtiger Open Source

In de Vtiger CRM Community Editie zijn er verschillende mogelijkheden voor het beheren en opschonen van documenten, zodat je systeem efficiënt blijft werken en de opslagruimte optimaal benut wordt. Hieronder bespreek ik de methoden en criteria die je kunt gebruiken om documenten op te schonen.

Documentbeheer in Vtiger Open Source

Vtiger CRM biedt de mogelijkheid om documenten toe te voegen aan verschillende modules zoals Leads, Contacten, Accounts, Kansen, enzovoort. Deze documenten worden als bijlagen gekoppeld aan de betreffende records en kunnen via de Documentenmodule beheerd worden.

Naast documenten die je handmatig toegevoegd wordt het documentsysteem van Vtiger CRM automatisch gevuld op het moment dat je e-mails opslaat en e-mails verzend. Na verloop van jaren kan de opslagruimte van Vtiger CRM behoorlijk vol lopen.

AVG en bewaartermijnen voor Documenten

Bij het beheren en opschonen van documenten in Vtiger CRM is het van cruciaal belang om rekening te houden met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). De AVG stelt strikte eisen aan het bewaren van persoonsgegevens en de bewaartermijnen van documenten die persoonsgegevens bevatten. Organisaties moeten ervoor zorgen dat documenten met persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Bewaartermijnen (en bewaarplicht):

• Wettelijke eisen: Afhankelijk van de aard van de documenten kunnen er specifieke bewaartermijnen gelden. Bijvoorbeeld, voor fiscale en juridische documenten kunnen minimale (bewaarplicht) en maximale bewaartermijnen van 5 tot 7 jaar gelden, terwijl voor contracten of klantgegevens kortere termijnen van toepassing kunnen zijn.
• Doelbinding: Documenten mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit betekent dat zodra het doel is bereikt, documenten die persoonsgegevens bevatten, verwijderd of geanonimiseerd moeten worden.

In Vtiger CRM kun je workflows (evt met maatwerk custom functie) en periodieke maatwerk Cron scripts gebruiken om automatisch documenten die de bewaartermijn hebben overschreden, te identificeren en op te schonen. Dit kan helpen om te voldoen aan de AVG-eisen, aangezien je ervoor zorgt dat persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk worden bewaard. Het is ook belangrijk om regelmatig audits uit te voeren om te controleren of documenten met persoonsgegevens correct worden beheerd en verwijderd volgens de geldende bewaartermijnen.

Opschonen van Documenten

Er zijn verschillende methoden en criteria die je kunt toepassen om documenten in Vtiger CRM op te schonen:

a. Werkstroom op Documenten met een Vervaldatum

Je kunt een werkstroom (workflow) instellen die automatisch documenten beheert op basis van een vervaldatum. Dit zorgt ervoor dat documenten die niet meer relevant zijn na een bepaalde datum, zoals contracten of tijdelijke documenten, automatisch gearchiveerd of verwijderd worden.

Voorbeeldcriteria:

• Documenten die een vervaldatum (op te nemen als custom veld) hebben die verstreken is.
• Documenten die gekoppeld zijn aan records die een bepaalde status hebben behaald (bijv. afgesloten of verloren).

b. Gefilterde Lijst op Documenten op Basis van Ouderdom

Met de Documentenmodule kun je documenten filteren op basis van hun leeftijd, bijvoorbeeld documenten die ouder zijn dan een bepaald aantal maanden of jaren. Dit maakt het mogelijk om oudere documenten te identificeren die mogelijk niet meer nodig zijn en dus opgeschoond kunnen worden.

Voorbeeldcriteria:

• Documenten die ouder zijn dan 1 jaar.
• Documenten die niet zijn geopend of gedownload in de afgelopen 6 maanden.

Periodiek Cron Script

Een handige manier om documenten automatisch op te schonen is door periodiek een Cron script in te stellen. Dit script kan bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal worden uitgevoerd om documenten te verwijderen of te archiveren op basis van bepaalde criteria, zoals ouderdom of vervaldatum.

Wat kun je doen met een Cron script?

• Verwijder documenten die aan specifieke voorwaarden voldoen (bijv. documenten die ouder zijn dan een jaar of waarvan de vervaldatum verstreken is).
• Verplaats documenten naar een archiefmap (evt op goedkope storage) voor langdurige opslag.
• Verzamel documenten die niet langer gekoppeld zijn aan actieve records en maak ze eenvoudig toegankelijk voor verder beheer.

c. Automatisering via Workflows en Acties

Vtiger CRM biedt ook de mogelijkheid om workflows in te stellen die automatisch documenten kunnen archiveren of verwijderen op basis van specifieke voorwaarden. Dit kan bijvoorbeeld na het sluiten van een project of het afsluiten van een verkoopkans.

Voorbeeldcriteria:

• Documenten die gekoppeld zijn aan gesloten of verloren verkoopkansen.
• Documenten die niet zijn gekoppeld aan actieve records.

d. Mappenstructuur en Archivering

Het organiseren van documenten in een gestructureerde mappenstructuur helpt niet alleen bij het beheren, maar ook bij het opschonen van documenten. Documenten kunnen automatisch of handmatig worden gearchiveerd op basis van hun relevantie voor de actieve processen in Vtiger CRM.

Voordelen:

• Verplaatst oudere of minder relevante documenten naar archieven, zodat ze niet meer de actieve werkruimte belasten.
• Verbetert het overzicht en de organisatie van documenten binnen het systeem.

e. Handmatig Beheer via de Documentenmodule

In de Documentenmodule kun je documenten handmatig beheren door bijvoorbeeld oudere documenten te verwijderen, duplicaten op te sporen of documenten te verplaatsen naar een andere map.

Mogelijkheden:

• Verwijder documenten op basis van filters (bijv. op datum).
• Controleer en verwijder duplicaten van documenten.

f. Verwijderen van Documenten bij Verwijdering van Records

Wanneer een record in Vtiger wordt verwijderd, kunnen de documenten die eraan gekoppeld zijn ook automatisch verwijderd worden. Dit kan ingesteld worden bij de recordverwijdering, wat helpt om onnodige documenten op te schonen.

Criteria:

• Verwijder documenten automatisch wanneer het gekoppelde record (bijv. klant of verkoopkans) wordt verwijderd.

Criteria voor Opschonen

Bij het opschonen van documenten kun je verschillende criteria gebruiken:

• Leeftijd van het document: Verwijder documenten die ouder zijn dan bijvoorbeeld 1 of 2 jaar.
• Status van het gekoppelde record: Verwijder documenten die gekoppeld zijn aan records die geen actieve status meer hebben (zoals verloren kansen of afgesloten projecten).
• Gebruikte documenten: Verwijder documenten die in de afgelopen maanden niet zijn geopend of gedownload.
• Documenttype: Sommige documenttypen zijn minder relevant voor de toekomst en kunnen sneller worden opgeschoond.

Externe Integraties voor Documentbeheer voor documentopslag

Er zijn verschillende integraties beschikbaar die je kunnen helpen bij het documentbeheer en het archiveren zoals met dropbox die samenwerken met Vtiger CRM.

Conclusie

Het opschonen van documenten in Vtiger CRM Open Source kan eenvoudig worden uitgevoerd met behulp van de hierboven beschreven methoden. Door gebruik te maken van workflows, periodieke Cron scripts, filters op basis van ouderdom, en automatische archivering, kun je ervoor zorgen dat je Vtiger-systeem efficiënt en overzichtelijk blijft. Het juiste beheer van documenten draagt bij aan een optimale werking van het systeem en helpt opslagruimte te besparen.

Vicus helpt je graag met meedenken en de inrichting.