De Magento uitdaging van juni – Van vijf losse webshops naar één optimaal platform

Inleiding

Elke maand krijgen we bij Vicus vragen over complexe Magento-landschappen. De meest gestelde in juni: “Ik heb vijf websites verdeeld over meerdere webshop-installaties, elk gekoppeld aan een eigen BV met aparte voorraad. Hoe migreer ik alles naar één optimaal systeem?”

In dit artikel beantwoorden we stap voor stap:

1. Wat is het probleem?
2. Waarom is dat een probleem?
3. Welke opties heb ik om het op te lossen?
4. Welke oplossing past het best bij deze situatie?
5. Waarom is dit de beste oplossing?

Wat is precies het probleem?

In deze situatie had de klant vijf afzonderlijke webshops met relatief complexe artikelinformatie op 33.000 artikelen. De webshops zijn gericht op meerdere landen en meerdere doelgroepen. De aard van de artikelen is gelijk en de vormgeving van de shops is ook vergelijkbaar.

• Versplinterde techniek – Vijf afzonderlijke webshop-installaties (zelfs met verschillende platformversies) betekenen vijf code­bases, vijf keer security‑patches en vijf hosting-omgevingen.
• Doublering assortiments en content beheer –Het assortiment op de site heeft eel overlap en verschilt m.n. op gebied van vertalingen, prijzen en voorraadbeheer. Nieuwe artikelen moeten meermaals worden aangemaakt en alle gemeenschappelijke kenmerken worden op elke site apart onderhouden.
• Meervoudige voorraadadministratie – Elke BV beheert zijn eigen voorraad, waardoor Excel-werk, dubbele invoer en foutmarges ontstaan.
• Inconsistent klantbeeld – Klanten zien weliswaar per site verschillende prijzen, voorraden en bestel­ervaringen maar ook verschillen in productkenmerken . Upsell & cross‑sell kansen gaan verloren.
• SEO‑kanibalisatie – Dubbele content op vijf domeinen verspreidt linkwaarde en schaadt organisch bereik.
• Licentie- & beheerkosten – Vijf onderhoudscontracten, aparte PSP-rekeningen, extra modules die dubbel aangeschaft worden.
• Veel werk aan het onderhoud van de artikelen – Productdata up‑to‑date houden over vijf omgevingen kost tijd, leidt tot inconsistenties en vertraagt time‑to‑market.
• Andere problemen bezien vanuit marketing en logistiek – Marketingcampagnes moeten vijf keer worden opgezet en gemeten; logistieke processen verschillen per BV, waardoor fulfilment inefficiënt is.
• Gedecentrailiseerde orderafhandeling – de orderafhandeling vindt volledig plaats in de webshop. Er is niet één lijst met alle uit te leverenmet te behandelen orders, betalingen, verzendingen, retouren etc.

Waarom is dat een probleem?

Het werken in meerdere webshops vergt sowieso extra aandacht. Zowel in het onderhoud van de techniek als de inhoud. Maar bijvoorbeeld ook aan het afhandelen van orders.

• Kosten lopen op – Hosting, updates, extensies en beheer kosten x5.
• Risico op fouten – Voorraadstanden in meerdere shops moeten bijhouden leidt tot backorders en ­teleurstelling bij klanten.
• Langzame innovatie – Elk nieuw marketing- of UX-idee moet in vijf omgevingen worden ontwikkeld en getest.
• Wettelijke compliancy – Sinds de nieuwe EU btw‑e‑commerce‑regels is centrale rapportage essentieel. Meerdere installaties maken dat complex.
• Data‑gedreven besluitvorming – Geen 360°‑klantbeeld betekent gemiste personalisatie en verkeerde inkoop­beslissingen.

3. Mogelijke oplossingsrichtingen

De meest passende oplossing voor deze case

Criteria

• Meerdere BV’s → afzonderlijke boekhouding & btw
• Eigen voorraad per BV maar centraal beheerbaar
• Eigen prijsstelling per BV maar centraal beheerbaar
• Eigen klantbase per BV maar centraal beheerbaar
• Multilanguage, meerdere domeinen, BV personalisatie van de presentatie per website
• Ondersteuning B2C en B2B zowel lokaal, EU als internationaal
• Beperkt budget (< € 75k initieel)
• Geen intern DevOps‑team op enterprise‑niveau

Aanbeveling: Magento 2 Multi‑store + Multi‑Source Inventory (Optie A)

1. Eén codebase, meerdere websites – Binnen Magento maak je per BV een ‘website’ en per taal een ‘storefront’. Zo blijven prijslijsten, btw‑tarieven en betaal­methodes gescheiden, terwijl je de storefronts onder één dak houdt.
2. Multi‑Source Inventory (MSI) – Sinds Magento 2.4 kun je per warehouse voorraad beheren. Koppel elke BV aan zijn eigen source; Magento kiest automatisch de bron met voorraad.
3. API‑koppeling met ERP – Gebruik een centraal ERP (bijv. Odoo, King, Exact) voor boekhouding & inkoop. Magento blijft de verkoop‑front‑office; ERP stuurt voorraadupdates terug via onze VOSBA architectuur.
4. Gefaseerde migratie – Migreer eerst de code & data van de grootste webshop, test, voeg daarna de overige sites toe. Zo blijft omzet doorlopen.
5. Kosten & ROI – Eén hosting‑cluster en één licentiecontract besparen circa 40 % per jaar.

Waarom is dit de beste oplossing?

• Schaalvoordeel zonder complexiteit – Eén codebase vermindert onderhoud, terwijl het multi‑store‑model de wettelijke en financiële scheiding per BV intact laat.
• Efficiënt artikelbeheer – Productdata wordt centraal beheerd; MSI zorgt voor realtime voorraadstatus per warehouse, waardoor marketing sneller campagnes kan lanceren.
• Sterke marketingpropositie – Eén centraal klantprofiel per persoon maakt cross‑sell & upsell mogelijk over alle merken heen. SEO‑waarde concentreert zich op één domein, wat organisch verkeer verhoogt.
• Logistieke optimalisatie – Magento kiest automatisch de dichtstbijzijnde bron met voorraad; pick‑/pack‑processen worden gestroomlijnd en fulfilment­kosten dalen.
• Beheersbare kosten – Met één hosting‑omgeving, één CI/CD‑pipeline en één set extensies dalen licentie‑ en onderhoudskosten structureel.
• Toekomstbestendig – Magento 2, gecombineerd met een API‑first ERP‑koppeling, laat zich eenvoudig uitbreiden naar headless of marketplaces.
• Toekomstbestendig juridisch – De huidige eigenaar doet alles met een team van 5 personen. Daarom is voor de eigenaar praktisch en efficient om de BV’s niet te splitsen over twee Magento-installaties.Mochten de BV’s afgezonderd moeten worden dan kan de installatie worden gedoubleerd en uit elk de gegevens van 1 BV worden verwijderd.

Conclusie

Met Magento 2 Multi‑store in combinatie met Multi‑Source Inventory breng je vijf losse shops terug tot één schaalbaar platform zonder concessies te doen aan juridische of operationele scheiding tussen BV’s. Je reduceert kosten, centraliseert artikelbeheer en creëert een sterkere marketing‑ én logistieke basis.

Meer weten? Laat Vicus een quick‑scan uitvoeren. Binnen enkele dagen ontvang je een migratie‑impactanalyse en begroting.