Vtiger CRM – Urenregistratie (Timecard)

Dit bericht is deel 18 van 21 in de serie Vtiger CRM handleiding
Vtiger 7 release

Voor het voeren van een urenadministratie en vervolgens rapporteren of factureren zijn er een aantal modules die interessant zijn. Samen vormen ze een volledige urenadminstratie.
De door Vicus in vtiger CRM voorgestelde oplossing werk als volgt.
Meer informatie over deze plugin vind je op de website van Vicus

Stap 1: Offerte aanmaken en versturen

Er wordt een offerte gemaakt die wordt opgesteld als diensten met uurtarief x. Desgewenst wordt een vaste prijs geoffreerd. Met een template kan immers worden bepaald welke gegevens uit de offerte aan de prospect wordt gepresenteerd (alle details of slechts het eindbedrag). De onderliggende data staan in de database.

Stap 2: Verkooporder aanmaken, na akkoord offerte

De Verkooporders wordt in 1 stap gemaakt vanuit de offerte. Dit is de representatie van de overeenkomst met de klant.

Stap 3: Project aanmaken

Na de Verkooporders wordt een Project aangemaakt. Het project bevat al de dit onderdeel relevante gegevens zoals urenbudget. Desgewenst worden er Projecttaken aan het project toegevoegd om dit nader te verbijzonderen.

Stap 4: Werken en uren registreren

Medewerkers doen hun werk en schrijven hun uren op het project of op specifieke taken. Bovendien kan op diverse administratieve codes (configureerbaar) uren worden geschreven. De velden op de urenkaart kunnen naar wens worden uitgezet om het scherm te vereenvoudigen.urenregistratie in vtiger crm

Stap 5: Uren beoordelen en factureerbaar stellen

In deze stap worden de uren naar gewenste selectie gepresenteerd en naar keuze verzonden naar een Verkooporder of Factuur.

De Verkooporder kan in gegeven gevallen worden gebruikt om met de juiste template als urenbriefje ter akkoord aan de klant te sturen alvorens te factureren.

Een Verkooporder wordt met 1 klik een Factuur als je door Vicus een scriptje laat maken. Dat scriptje kan zorgen dat ‘goedgekeurde’ uren als dienst op een Factuur worden gezet.

uren registreren en beoordelen en wel of niet factureerbaar stellen

Stap 6: Factuur afronden en verzenden

Er zijn meerdere facturen gemaakt, bijvoorbeeld voor twee verschillende klanten.


Klik op de eerste Factuur geeft het resultaat. De betreffende Factuur kan vervolgens nog worden bewerkt.

Bijvoorbeeld om alsnog het tarief bij te werken of de uren commercieel af te ronden.

De uiteindelijke weergave van de Factuur richting klant hangt af van de gewenste vormgeving van de template.

Stap 7 : Rapportages

Via de rapportagemodule van Vtiger CRM kunnen allerhande reports worden samengesteld en bekeken.

Bijvoorbeeld:

  • Uren gefactureerd deze maand/kwartaal/jaar.

Wat heb je nodig?

  • Basisinstallatie vtiger CRM.
  • Urenregistratie.
  • Maatwerk script voor het overzetten van uren naar de factuur. Incl aanmaken van de factuur.
  • Betaling op facturen (plug-in).
  • Script om de bestede uren per project in de projectkaart op te nemen.
  • Genereer project uit Verkooporder.
  • PDF-maker om facturen en Verkooporder/urenbriefjes templates fraaier vorm te geven.
  • Vtiger Workshop van Vicus om e.e.a. goed in de vingers te krijgen.

Vraag Vicus om hulp. Wij bieden professionele ondersteuning om snel veel tijd te besparen met behulp van de vtiger CRM software.

Navigatie binnen de serie<< Vtiger CRM – Diensten (Services)Vtiger CRM – Inkoop en Verkooporders >>

Gerelateerde berichten

Vtiger CRM Bookmark de permalink

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *