Altijd de juiste versie van een document

Enkele jaren geleden nog maar was kennisbeheer nog niet zo eenvoudig. Er waren documentbeheersystemen die bol stonden van de aanvullende functionaliteit. Vandaag de dag zijn er diverse Document Managementsystemen (DMS). Met een Document Management System (DMS) vindt u altijd de juiste versie van een document.

Immers voor iedere organisatie is het toch van belang dat de operationele en administratieve processen goed lopen. Dit betekent dat betrouwbare informatie continue snel beschikbaar moet zijn.

We hebben de laatste jaren een trend gezien dat er een toenemende informatie- en documentenstroom is. Deze trend zal zich de komende jaren nog verder doorzetten. Deze informatie wel beschikbaar blijven. De oplossing hiervoor is een DMS.

Hoe werkt het?

Het Document Managementsysteem (DMS) zorgt ervoor dat het beheer van documenten geautomatiseerd worden opgeslagen. Hierbij wordt een optimale beschikbaarheid van documenten en daarin vastgelegde informatie gegarandeerd. Uw waardevolle informatie is op het juiste moment, op de juiste plaats en bij de juiste personen beschikbaar. Het delen van kennis is nu eenvoudiger, met als voordeel dat projecten sneller en beter uitgevoerd kunnen worden.

Met uw DMS heeft u geen papieren documenten meer nodig, immers alles is digitaal beschikbaar. Wanneer u een document digitaal opslaat wordt er metadata aan een document toegevoegd. Metadata zijn de gegevens over een betreffende document. Met deze metadata kunt u het  document terugvinden en relaties tussen diverse documenten leggen. Voorbeelden hiervan zijn: datum document samengesteld, door wie, archiveringsdatum, versienummer, omschrijving, wijzigingshistorie enz.

In de praktijk: Rijksarchiefinspectie

Een voorbeeld van een DMS is te vinden bij de rijksarchiefinspectie. De rijksarchiefinspectie houdt bij waar welke informatie zich bevind. Deze gegevens worden gearchiveerd in het kader van de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid die een organisatie en tegenwoordig in het kader van de wetgeving. Als metagegevens zijn bijvoorbeeld meegegeven: gegevens over de gegevens, bijvoorbeeld maker, jaartal en eigenaar van een schilderij.

DMS in uw organisatie?

Vicus helpt u graag bij het bepalen welke voordelen u verwacht van een DMS en wat uw specifieke eisen en wensen zijn. Vicus integreert Documentbeheer graag binnen het vtiger crm systeem, inclusief scanning.